Právní poradna: přijímání darů v knihovnách

Jak má knihovna v souladu s právními předpisy postupovat při přijímání darů?

Nejdříve je třeba uvést, že žádný právní předpis nezakazuje knihovnám přijímání darů, proto je zcela věcí každé knihovny, zda nějaký dar přijme či nikoli. Z tohoto důvodu se tento článek snaží popsat praktickou stránku institutu darování. Z hlediska praktického může jít o peněžitý dar či nepeněžitý dar, obě tyto kategorie se pak dělí na dary poskytnuté za určitým účelem (dar účelový) – užitím např. k financování nějaké akce (dar účelový), které knihovna může použít jen za stanoveným účelem, a dary poskytnuté bez účelu užití (dar bezúčelový), které knihovna může užít za jakýmkoliv účelem.

U nepeněžitých darů je nutné dar ocenit (není nutný znalecký posudek, stačí ocenění dárcem) tak, aby jej mohla obdarovaná knihovna dát do svého účetnictví, neboť tímto nabývá majetek, který musí být v účetnictví oceněn. Z důvodu nutnosti určení účelu daru a ocenění nepeněžitého daru je vhodné uzavřít darovací smlouvu písemně, ačkoli občanský zákoník umožňuje uzavřít darovací smlouvu i ústně. V písemné smlouvě je vhodné vymezit účel daru, u nepeněžitého daru uvést jeho ocenění (stačí v textu darovací smlouvy popsat, o jaký dar jde věcně a jeho konkrétní specifikaci a ocenění uvést v příloze).

V případě, že předmětem daru je soubor věcí, u kterého nelze přesně popsat každou jednotlivou věc, je možné pořídit fotodokumentaci předmětu daru a ve smlouvě na ni odkázat, či je možné do smlouvy napsat, že se jedná o věc hromadnou dle § 501 občanského zákoníku „Soubor cca ……………….“, aby nedošlo v budoucnu k problémům, zda nějaký konkrétní předmět byl předmětem daru či nikoli (např. při darování souboru starých tisků, které s ohledem na jejich rozsah a charakter nemusí být možné jmenovitě popsat), čímž se zajistí, že dárce nebude moci v budoucnu namítat, že nějaká konkrétní věc z tohoto souboru nebyla předmětem daru.

Pokud jsou předmětem daru věci, které jsou autorskými díly, např. knihy, je vhodné do darovací smlouvy uvést i tzv. licenci, aby bylo jasné, v jakém rozsahu je knihovna může z hlediska autorského zákona užívat (např. „Smluvní strany se dohodly, že obdarovaný je oprávněn užívat knihy, které jsou předmětem daru v rozsahu knihovní licence dle z.č. 121/2000 Sb. autorského zákona a dále je oprávněn z nich pořizovat digitální kopie a tyto poskytovat třetím osobám bezplatně na webových stránkách užívaných obdarovaným a je oprávněn je svým čtenářům poskytovat i mimo prostory obdarovaného k nekomerčním účelům. Tato licence je poskytnuta na dobu neurčitou a bezplatně“).

Při samotném předání daru, pokud se nejedná o peněžní prostředky převáděné na účet obdarovaného, je vhodné sepsat předávací protokol, ve kterém bude konkrétní seznam toho, co bylo předáno (např. seznam knih, věcí), kdy bylo předáno a v jakém stavu tyto věci byly (pokud by se jednalo o dar větší hodnoty, je vhodné vytvořit fotodokumentaci daru – např. staré tisky).

Po převzetí daru je nutné jej zařadit do majetku obdarovaného. Otázku zaúčtování darů musí obdarovaná knihovna zvážit dle konkrétní situace a svého účetnictví, obecně mohou být dary zaúčtovány jako majetek či na provoz. Poslední otázkou, kterou musí obdarovaný vyřešit je zdanění darů. Jako praktická pomůcka v otázce danění darů knihovnami může sloužit Příloha k zápisu č. 32 ze zasedání Ústřední knihovnické rady z 25.4.2014, ve které Mgr. Klusoň, právník Ministerstva kultury, otázku přijímání darů od 1.1.2014 detailně rozebral. Je však třeba, aby u každého daru obdarovaná knihovna tuto otázku probrala se svým daňovým poradcem či účetní. Z těchto důvodů není otázka danění darů a zaúčtování darů předmětem tohoto článku.