Knihovnická konference „Kniha ve 21. století“ v Opavě již po desáté

Úvodem

Na Slezské univerzitě v Opavě Filozoficko-přírodovědecké fakultě Ústavu bohemistiky a knihovnictví se vyučuje studijní program Informační studia a knihovnictví již déle než dvacet let. Oddělení knihovnictví vedli: PhDr. Milan Sobotík; PhDr. Beáta Sedláčková, Ph.D.; doc. PhDr. Milada Písková, CSc. a dnes ho vede prof. Ing. Milan Konvit, Ph.D. Knihovnictví v Opavě má štěstí na mimořádné osobnosti. Od roku 1994 vedl Ústav bohemistiky a knihovnictví prof. PhDr. Jiří Cejpek, CSc., působil zde deset let a zanechal po sobě nesmazatelnou stopu. Profesor Milan Konvit je životodárnou silou oddělení knihovnictví a k němu přibyli další dva významní docenti: docent Richard Papík z Karlovy univerzity v Praze – fundovaný rešeršér a vědec a doc. Jaromír Kubíček – významný bibliograf, pedagog a spisovatel. Domnívám se, že knihovny a univerzity tvoří lidé, jsou hlavní know-how těchto institucí a vdechují jim život. Určují kvalitu výuky a studenti na ně vzpomínají celý svůj pracovní a mnohdy i osobní život. Vidíme to na seznamech účastníků konferencí, ve kterém převládají naši bývalí studenti. Rádi se do Opavy vracejí a alespoň na dva dny zase usednou do univerzitních lavic. Vzpomínají na studium v Opavě rádi. Zastávají významná místa v knihovnickém světě a dělají čest univerzitě. I o tom je opavská konference.

S myšlenkou propojit teorií s praxí a pořádat odborné knihovnické konference přišla docentka Milada Písková, když v roce 2004 zorganizovala historicky první knihovnickou konferenci pod názvem Kniha ve 21. století. Ta byla jednodenní a nečekaně úspěšná. Podařilo se najít mezeru na knihovnickém trhu a vhodně doplnit řadu jiných a zajímavých knihovnických aktivit. Pořadatele konference fascinoval fenomén kniha natolik, že ho dali do názvu a je leitmotivem po celou dobu. Vždy se nabízelo zajímavé propojení problematiky knihovnictví a literatury, kde řada kolegů z bohemistiky prezentovala své vědecké závěry.

Desátý ročník se konal 5. a 6. února 2014 (středa a čtvrtek) a letos se řada pořadatelů rozšířila. Tradičně s organizací pomáhá (již devět let) SKIP 10 (Svaz knihovníků a informačních pracovníků Moravskoslezský a Olomoucký kraj), k němu se přidala Moravská zemská knihovna v Brně (vydá letošní sborník jako eBook) a Moravskoslezská vědecká knihovna v Ostravě, která pomáhala zejména s programem a organizací samotné konference. Letošní téma zasvětili pořadatelé veřejným knihovnickým a informačním službám, proto tematický název konference: „Trendy rozvoje veřejných knihovnických a informačních služeb“. Proč služby? Knihovnické služby tvoří hlavní náplň činnosti knihoven. Knihovna je jedna velká služba, knihovníky hodnotí veřejnost právě podle úrovně poskytovaných služeb. Vycházíme z knihovního zákona, máme písemné standardy, ale jsou naše služby „in“, moderní a žádané? Jsou skutečně kvalitní? Děláme je tzv. dobře? Inspiroval nás Pavel Vosoba a jeho kniha Dokonalé služby (co chtějí zákazníci). Přijal pozvání na konferenci, což nás velmi těšilo. Bohužel nakonec nemohl přijet, poněvadž působí pracovně v Moskvě, což je časově velmi náročné. Oslovili jsme i autory nové publikace „Skvělé služby“, která vyšla v roce 2013 a je první českou knihou o inovacích a designu služeb. Jeden z jejích autorů Adam Hazdra přislíbil účast, avšak těsně před konáním konference oznámil, že nepřijede z pracovních důvodů. Chceme tím jen poukázat na obtížnost tvoření programu, který považujeme na konferenci za klíčový. Uspořádat desetkrát konferenci už něco znamená, pokusíme se ohlédnout zpět a zachytit postřehy z pohledu pořadatelů.

Metodika přípravy a realizace konference

Nejdůležitější je si uvědomit, proč chceme konferenci organizovat. Jaké jsou naše cíle, kdo je cílová skupina. Poté si připravíme návrh. Cíl konference, v našem případě podnázev (nosné téma), termín konání (v Opavě je to již tradičně únor, kdy je zkouškové období, neběží výuka a můžeme využít koleje a další zařízení univerzity). Je nutné si uvědomit, pro kolik hostů akci chystáme apod. Hlavní je sestavit lákavý a zajímavý program. Nesmíme zapomínat i na finanční zajištění, sestavení rozpočtu a oslovení sponzorů. Pokud máme jasno v těchto věcech, je nutné promyslet, jak budeme účastníky informovat, zvát a vůbec celou konferenci vhodně propagovat. Nikdy bychom neměli podceňovat čas na přípravu konference, na její propagaci a na sestavení kvalitního programu. Zvláště, pokud zveme významné hosty, je potřeba se s nimi domlouvat dlouho předem. Není možné zorganizovat úspěšnou konferenci v časovém presu. Příprava kvalitní konference zabere přibližně rok.

Poznámka na okraj: kouzlo úspěchu dobré konference tkví v detailu, nesmí chybět někdo, kdo návštěvníky přivítá, nasměruje k šatně, k registraci atd. Čisté toalety (průběžný úklid), čisté prostory, výzdoba a hlavně fungující technika, kvalitní osvětlení a ozvučení, důstojný prostor pro kuřáky a další zdánlivé maličkosti hosté vnímají a považují je za samozřejmost.

Přípravný výbor konference

Pokud známe cíle konference, téma a další skutečnosti, je vhodné jmenovat přípravný výbor konference a šéfa týmu, který dohlíží na zdárný průběh konference. Přípravný výbor konference vypracuje detailní scénář akce, v němž největší důraz klade na přípravu programu. Vymyslí motto konference, osloví děkana fakulty (primátora města apod.), aby přezval záštitu nad celou akcí. Jsou jmenování odborní garanti konference, kteří dohlížejí na dodržení odborné úrovně celé akce. Osloví se recenzenti, kteří recenzují sborník z konference. Podporu konference hledáme zejména mezi sponzory, nám letos vyšla vstříc firma CEIBA. Fundraising je umění transakce.

Program konference je alfou a omegou

Klíčovým prvkem každé konference jsou pochopitelně řečníci. Nejčastěji účastníci kritizují nudný a nepřipravený projev, nekvalitní prezentace (kde převládá množství textu) či přílišnou sebeprezentaci řečníka. Nejhorší jsou řečníci, kteří se objevují na více konferencích, kde prezentují vlastně totéž. Platí zde zásada „mluv, jen když máš co říci“. Organizátoři by měli vsadit na jistotu a pozvat prověřené řečníky, fundované, o kterých vědí, že mají prezentační schopnosti.

Délka a počet referátů

Vybrat klíčové řečníky je jedna věc, ale uspořádat jejich referáty do logických celků tak, aby vhodně navazovaly, jejich délka byla optimální a jejich počet nepřesahoval pozornost hostů, je velmi náročné. Většinou pořadatelé zapomínají na prostor pro diskuse, které jsou zejména u konferencí velmi cenné. Lidé jezdí na konference, protože si chtějí vyměnit zkušenosti, slyšet něco nového, co si nemohou nikde přečíst a zjistit, diskutovat o „palčivých“ problémech apod. Je vhodné, aby každá sekce měla vtipného a zkušeného moderátora, což konferenci oživí a dodá jí punc profesionality. Zajímavá je i možnost zasílání otázek řečníkům přes Twitter apod. Uvést přednášejícího a moderovat diskuse je vhodné a velmi potřebné. Přednáška by měla trvat 20 – 45 min. (shodují se dotázaní hosté), záleží na tématu, na řečníkovi. Délku referátu je nutné s řečníkem probrat předem, někdy je i vhodné, aby si připravil delší i kratší variantu vystoupení a užít ji podle situace. Je nutné dodržet počet referátů mezi přestávkami na kávu či oběd. Opět se hosté vyslovili, že maximem jsou tři přednášky po sobě.

Podle množství referátů může konference paralelně běžet ve více sálech. Paralelní přednášky je nutné nahrávat na video a zpřístupnit hostům. Hosté mají problém, kterou sekci si vybrat. Pokud máme řečníky ze zahraničí, je slušné zajistit profesionální tlumočení. Můžeme se všichni tvářit, že umíme dobře anglicky, ale ze zkušenosti víme, že to tak není. Letos jsme zvolili studentskou sekci v prvním dni konference večer, po ní následovala číše vína. Domníváme se, že to nebylo zrovna šťastné. Dopravit se do Opavy ze všech koutů České a Slovenské republiky je náročné. Denní program byl zajímavý, ale hodně nahuštěný a zejména večer byli hosté unaveni a jejich pozornost oslabena. Příští konferenci, kterou zorganizujeme v roce 2016, rozložíme do tří dnů. Hosté přijedou v úterý odpoledne a večer bude následovat studentská sekce. Konference dále poběží ve středu a čtvrtek, ve středu večer nabídneme kulturní program a číši vína.

K samotnému referátu

Referát by měl mít svou logickou strukturu, jasné a jednoduché vyjadřování, pointu a poučení na závěr. Vždy by se mělo jednat o něco zajímavého, co si hosté nemohou opatřit sami jinými kanály z knih, webu apod. Prezentovat bychom měli výsledky z výzkumu, případně osobní a jedinečné zkušenosti z vlastní praxe atd.

Organizace konference

O kvalitě hovoříme, když se nám podaří hosty mile překvapit, když dostanou více, než očekávali. Může to být drink na uvítanou, vtipné reklamní předměty, zajímavý doprovodný program, fotoatrakce, chillout zóna s relaxační hudbou, doprovodná soutěž atd. Pracovat se dá i s visačkami na krk - balíček, do kterého je možné vložit program, vizitky, stravenky atd. Je možné vše umístit na USB flash disk a ten je zároveň dárkem. Kreativitě a nápadům se meze nekladou. Vhodné jsou i reklamní tašky, kde hosté najdou zajímavé dárečky, blok na poznámky, publikace a informace ke konferenci. Konferenci je možné vhodně doplnit nejrůznějšími workshopy, které by měly být maximálně pro 15 osob, mohou navazovat na nosnou přednášku a téma atd.

Stravování hostů konference

V Opavě jsme vsadili na cateringovou službu, kterou pro nás zajistil Ústav lázeňství, gastronomie a turismu a jeho studenti. Coffee break byl ráno a dvakrát v průběhu konference, dopoledne a odpoledne. Doporučuje se, aby byl zorganizován „bez fronty“. Oběd – v prvním dni jsme nabídli hostům kvalitní informace o nabídce okolních restaurací. Zde je nutné dbát na délku přestávky, minimálně hodinu. Druhý den jsme nabídli polévky a pečivo. V prvním dni konference měli hosté možnost strávit společně večer u číše vína. Ke kávě se nabízelo domácí slané a sladké pečivo, což hosté ocenili. Dostatek nápojů a vhodné prostory pro občerstvení jsou samozřejmostí.

Atmosféra konference

Hraje důležitou roli a hodně ji ovlivňují řečníci, moderátoři a hlavně organizátoři akce. Také místo konání hraje svou roli. Konference by neměla být příliš akademická, spíše uvolněná a přátelská. Pozor na nucené socializační aktivity, je vhodné nabídnout hostům večerní kulturní program – návštěva divadla, koncertu apod. Pamatujme, že lidé se nejraději seznamují sami. My jim nabízíme jen příležitost, čas a prostor. Nikdo by neměl postávat v koutě sám, organizátoři mají roli hostitelů, a ti by měli dbát na to, aby se každý host dobře bavil. A vtáhnout do dění konference všechny, i ty nesmělé.

Konference a marketing

Nejvhodnější je, když má konference svůj web, na kterém nabízí potřebné informace: program, příspěvky, seznam účastníků, sborníky ke stažení a další užitečné informace. Pozvánky je vhodné zaslat do odborných diskusních skupin, studentům a knihovnám, tedy těm, o kterých si myslíme, že by je akce mohla zajímat. Stanovení konferenčního poplatku je rovněž potřeba věnovat náležitou pozornost, měl by být rozumný, aby pokryl náklady a přitom byl únosný pro účastníky. Nabídnout slevu členům SKIP a studentům je vhodné. Přihlášeným účastníkům je nutné zaslat informační e-mail před odjezdem, aby věděli, jak se na konferenci dostat, informace k ubytování, stravování atd. Po skončení konference je vhodné zaslat účastníkům e-mail s poděkováním za účast, shrnutím akce, statistikou, odkazem na sborník a fotogalerii a s pozváním na další konferenci. Je důležité konferenci propagovat předem, v průběhu i po její realizaci. Spolupracovat s médií, propagovat nejen řečníky, ale i hosty. Důležitá je kvalitní vizitka řečníků a anotace referátů. Kvalitní přednášející, které pozveme, je nutné zaplatit. Po konferenci bychom měli v tisku (zejména odborném) zhodnotit její průběh. Přípravný výbor konference by si měl poznamenat, co se v průběhu konference tzv. nepovedlo, a příště se poučit z těchto chyb.

Závěrem

Shrneme-li tento desátý ročník, můžeme říci, že se vydařil. Podrobné zhodnocení konference najdete v časopise Inflow nebo v Bulletinu SKIP, jen připomenu vybrané hosty a jejich fundované referáty. Výsledky zajímavého výzkumu dětského čtenářství prezentoval dr. Vít Richter přednáškou „České děti jako čtenáři v roce 2013“. Upozornil například na skutečnost, že děti raději čtou Poseroutku než Harryho Pottera, čtou méně a literární hrdiny nemají, do knihoven chodí nejčastěji za knihovnicemi a protože je tam klid a poradí jim tam s úkoly a až nakonec pro knihy. Knihu dostávají nejčastěji jako dárek. Čtenářským vzorem je jim rodič a bez obalu přiznávají, že je čtení nebaví. Na trendy v informačním chování studentů upozornil doc. Pavel Rankov z Komenského univerzity v Bratislavě. Svou výzkumnou pozornost zaměřil na mediální multitasking a označil dnešní studenty za multitaskéry. Starší generaci hluk v mládí stresoval, dnešní mladou generaci ne. Dokážou sledovat několik věcí současně a přitom třeba psát seminární práci, vyplňovat dotazník apod. Na doc. P. Rankova navázal prof. Milan Konvit, který hovořil o digitálních prostorách a jako příklad uvedl informační prostor Mezinárodní dětské digitální knihovny. Marcela Trýsková z Knihovny města Ostravy uvedla příklady, jak správně nastavit služby pro handicapované uživatele. Problematice knihovních portálů se věnoval Ing. Petr Žabička z Moravské zemské knihovny v Brně a dr. Bohdana Stoklasová představila Centrální portál českých knihoven. Digitální knihovnu Moravskoslezského kraje představila Monika Oravová z Moravskoslezské vědecké knihovny v Ostravě. Vysvětlovala zajímavý projekt a zejména důležitost kooperace paměťových institucí na tomto projektu. Pro výběr je podstatná obsahová stránka, frekvence žádanosti a stav dokumentů (stupeň ohrožení degradací kyselého papíru). Obsahově jsou vybírány dokumenty významné pro poznání historie kraje z politického, hospodářského, sociálního a kulturního hlediska. Digitalizované publikace jsou vystaveny v softwaru Kramerius, verze 4, na serveru Moravskoslezské vědecké knihovny v Ostravě. Obsahují cca 500 000 stran, z čehož 300 000 stran bylo pořízeno v rámci projektu Digitalizace a ukládání dat, součásti projektu "E-Government MSK, II.-VI. část výzvy", který byl podpořen  Evropským fondem pro regionální rozvoj prostřednictvím IOP (85 % nákladů) a spolufinancován Moravskoslezským krajem (15 %).

Jarmila Burešová hovořila o výzkumech uživatelské spokojenosti a o významu služeb v knihovnách. Docent Richard Papík měl zajímavý referát o informačních službách budoucnosti a o roli veřejných knihoven. Hovořil o informačních službách v kontextu informační společnosti, o stratifikaci informační společnosti a o informační propasti. Přednesl kategorizaci a typologii informačních služeb s ohledem na elektronizaci a digitalizaci knihovnicko-informačního prostředí i celé společnosti. Blanka Tauberová z Městské knihovny v Sedlčanech hovořila velmi fundovaně o komunitní knihovně, jakou roli může knihovna hrát pro celou komunitu a jaké služby volit, aby přispívala ke zlepšení komunitního života v místě. Regionální knihovnu v Karviné v novém pojetí představila její ředitelka doktorka Halina Molinová. Zaměřila se zejména na marketing, hovořila o vhodných marketingových nástrojích a vůbec o významu marketingu pro veřejné knihovny. Zajímavý byl rovněž referát ředitelky Městské knihovny v Českém Těšíně Jany Galášové, která představila možnosti literárních kaváren a jejich kulturně výchovnou činnost. Hovořila o jejich čítárně a kavárně Avion - „Avion|Noiva výjimečný prostor pro výjimečné lidi”.Psycholožka Lenka Janoušková představila zajímavý „Projekt KIDMAP – vývojová psychologie dětí.“ Projekt mapuje vývoj a potřeby dětí ve věku dvou až dvanácti let. Přesto jsou cílovou skupinou dospělí, kteří mohou díky stránkám projektu zjistit, co děti chtějí a potřebují a lépe jim tak porozumět. Dětští knihovníci by měli děti velmi dobře znát, pokud je chtějí získat za trvalé uživatele a vytvářet pro ně lákavé a zajímavé služby. Zaznělo celkem 27 referátů, které si vyslechlo 175 hostů konference. Reakce hostů byla pozitivní a my jsme opět o jednu konferenci bohatší a chytřejší. V únoru 2016 chystáme 11. ročník, věříme, že se opět vydaří a najde si své zájemce. Tématu veřejné knihovnické a informační služby zůstaneme věrni, rozdělíme ho na sekce: služby pro dospělé čtenáře, služby pro děti a mládež, informační služby a digitální služby.

Odkaz na informační zdroje 

FÁBORSKÝ, Jindřich. Konference snů. Moderní řízení. 2013, roč. XLVIII, č. 12 (prosinec), s. 24-26. ISSN 0026-8720.

Škrobák, Jiří. Konference „Kniha ve 21. století“ oslavila letos svůj desátý ročník. Inflow [online]. 20. 2. 2014, [cit. 2014-03-08]. Dostupný z WWW: <http://www.inflow.cz/konference-kniha-ve-21-stoleti-oslavila-letos-svuj-desaty-rocnik>. ISSN 1802-9736.

Tabulka shrnující všechny ročníky knihovnické konference Kniha ve 21. století

Fotografie: 

KNIHA-1.jpg

KNIHA-2.jpg

KNIHA-3.jpg