Transformace Zemědělské a potravinářské knihovny: vize a realita I.

V souvislosti s plánovanou transformací Zemědělské a potravinářské knihovny si v roce 2013 ředitel Ústavu zemědělské ekonomiky a informací objednal externí analýzu současného stavu a doporučení pro budoucí transformaci knihovny. Po roce bude zajímavé porovnat vizi transformace a doporučený postup pro  její naplnění s realitou. Společný příspěvek Bohdany Stoklasové, autorky vize a doporučení pro transformaci Zemědělské a potravinářské knihovny, a Jaroslava Vítka, který odpovídá za její praktické provedení, přináší zajímavý zrcadlový pohled na transformaci knihovny i souvisejících útvarů.

Část 1: Vize (a doporučení kroků vedoucích k jejímu dosažení)

Bohdana Stoklasová (s využitím podkladů Tomáše Gece, Lenky Meixnerové a Radky Římanové)

Na začátku roku 2013 se na mne obrátil ředitel Ústavu zemědělské ekonomiky a informací (ÚZEI) se žádostí o zpracování vize transformace Zemědělské a potravinářské knihovny (ZPK) a navržení praktických kroků, které by vedly k jejímu naplnění. Vzhledem k tomu, že mé praktické zkušenosti s transformací knihoven jsou vázány především na velké české a zahraniční knihovny, přizvala jsem si ke spolupráci kolegy – experty se zkušenostmi s transformací menších a především oborově specializovaných knihoven – Tomáše Gece, Lenku Meixnerovou a Radku Římanovou. Zde prezentované vize a doporučení jsou tedy dílem celé expertní skupiny (ES). Celý materiál má řadu kapitol:

1. Úvod
2. Moderní knihovna 21. století
3. ZPK jako moderní knihovna 21. století
4. ZPK jako ústřední odborná knihovna
5. ZPK v širším kontextu
6. SWOT analýza ZPK
7. Zhodnocení podkladů a plánů transformace dodaných ÚZEI
8. Doporučení pro další postup transformace ZPK
9. Závěr
10. Citace

Pro účely tohoto příspěvku je vybrána kapitola Moderní knihovna 21. století, která může být zajímavá pro širší knihovnickou veřejnost a dále výtah z kapitoly Doporučení pro další postup transformace ZPK, na kterou bude navazovat druhá část příspěvku od Jaroslava Vítka.

Moderní knihovna 21. století

Vize moderní knihovny 21. století se objevuje v různých modifikacích v řadě domácích i zahraničních strategických dokumentů. V Koncepci rozvoje knihoven ČR na léta 2011-2015 je formulována takto:

Klient říká: „V krásné, přívětivé a pohodlné knihovně rychle obsloužen příjemným, kvalifikovaným, očividně spokojeným a motivovaným personálem nebo z pohodlí domova bez ohledu na národnost či handicap, v kteroukoliv denní či noční dobu získám požadovanou kvalitní službu.“

Pro moderní knihovnu 21. století jsou stále základem informační zdroje, na nichž staví své základní služby. Velkým tématem 21. století je knihovna jako místo setkávání, čemuž musí odpovídat adekvátní prostory. Vzhledem k tomu, že knihovny musí stále více bojovat o „místo na slunci“ a velmi často i o přežití v rámci finančních škrtů na různých úrovních, snaží se nabídnout v porovnání s konkurencí (nejen v oblasti knihoven, ale obecně na informačním trhu) i něco navíc.

Informační zdroje

I knihovna 21. století opírá své služby o vlastní fond tištěných dokumentů. Ten tvoří základ nejen pro klasické výpůjční služby. Vlastnictví tištěného dokumentu umožňuje knihovně v souladu s autorským zákonem vytvořit i u díla, které ještě není dostupné volně, jeho digitální kopii a zpřístupnit ji prezenčně v prostorách knihovny. Kromě vlastních fondů zpřístupňuje knihovna svým uživatelům na základě meziknihovní výpůjční služby i fondy dalších českých i zahraničních knihoven. Elektronické informační zdroje již dnes také patří k základním informačním zdrojům. Knihovna zpřístupňuje kromě volně dostupných elektronických zdrojů i předplacené elektronické zdroje.

Služby

Služby knihovny 21. století jsou založeny na zpřístupnění heterogenních informačních zdrojů. Jedná se o tištěné dokumenty i digitální dokumenty (nejen digitalizované dokumenty vydané původně tiskem, ale stále více i dokumenty publikované pouze v digitální podobě). Trendem poslední doby je integrace všech zdrojů v rámci jednotného, uživatelsky vlídného rozhraní. On-line služby znamenají kromě on-line přístupu k předplaceným databázím (nyní již považovaném za standard) např. elektronické dodání kopie tištěného dokumentu (EDD – v ČR např. služba VPK), digitalizace na vyžádání autorsky volných děl (služba typu EoD) či do budoucna (pokud to umožní autorský zákon) sdílení výsledků digitalizace v síti všech veřejných knihoven. Jde většinou o zapojení se do nějaké centrální služby provozované jinou knihovnou či konsorciem knihoven.

U digitalizace se jedná o pořízení digitální kopie těch dokumentů z fondu knihovny, které nejsou a ani v dohledné době nebudou dostupné v elektronické podobě. Při výběrů fondů je kladen důraz buď na ochrannou funkci digitalizace (digitalizují periodika ohrožená rozpadem kyselého papíru), jeho uměleckou hodnotu (unikátní rukopisy či jiná umělecky hodnotná díla) a samozřejmě nejžádanější díla již nedostupná na trhu. Zde záleží na rozsahu digitalizace. Ruční digitalizace na zakázku je popsána v předcházejícím odstavci, rozsáhlejší výběrová digitalizace probíhá většinou formou externí služby, plošná masová digitalizace již vyžaduje odpovídající technické místnosti (robotické skenery jsou velmi objemné). Uchovávání výsledků digitalizace pak vytváří trvalé nároky na diskový prostor a u větších objemů dat je potřeba řešit i jejich zálohování (např. nasazením páskové mechaniky), což v případě řešení v místě samém znamená posílení prostorů na IT. Pro dlouhodobou ochranu digitálních dokumentů je nezbytné nejen zajištění fyzické ochrany dat, ale i ochrany logické, je tedy nutné mít přístup k funkčnímu systému dlouhodobé ochrany (LTP systém).

Prostory

Moderní knihovna v současné době potřebuje k plnění svých rolí odpovídající prostory. Ty zahrnují dodatečně dimenzované volné výběry (předpokladem je kapacita na umístění fondu za posledních 10 let ve volném výběru), dostatečný počet studijních míst se u univerzitních knihoven udává 1 studijní místo na 3-4 studenty) z větší části zasíťovaných, konferenční prostory (optimálně sál pro 100-120 lidí a menší sál pro 30-40) lidí a dostatečně dimenzované skladové prostory (standardem v poslední době jsou kompaktní regály s tím, že nejžádanější fond, který již není možné umístit ve volném výběru, by měl být dostupný do 1 hodiny v domě; méně žádaný fond může být umístěn v detašovaném skladě s delší časovou dostupností). Umístění knihovny se předpokládá ve středu města (případně i širším).

Moderní knihovna 21. století by měla sloužit i jako místo setkávání. K plnění této funkce potřebuje nejen dostatečně dimenzované studovny, volné výběry atd. (viz výše), ale i prostory pro relaxaci či týmovou práci. Pokud mají uživatelé trávit v knihovně delší čas, měli by mít k dispozici i restauraci a kavárnu.

Něco navíc

Aktuální trendy kromě výše popsaných tradičních rolí doplňují role knihovny o komunitní funkce. Komunitní role v praxi obnášejí řešení potřeb komunity v tom daném místě či v případě ústřední odborné knihovny komunity s určitým odborným zaměřením. Typicky jde o realizaci akcí (kulturních, vzdělávacích či zájmových) pro určitou komunitu. Neznamená to však pouze to, že knihovna realizuje akci pro nějakou cílovou skupinu, ale naopak to, že se otevře svému okolí a umožní např. realizaci setkání vybraných spolků a dalších subjektů (v případě odborné knihovny se jedná o subjekty se stejným oborovým zaměřením z řad odborné i laické veřejnosti, ale také např. o vydavatele specializované na problematiku spadající věcně do gesce knihovny, školy od základních až po vysoké zařazující témata a/nebo obory sledované knihovnou do výuky), které pro ni představují strategické partnery a/nebo „líheň“ potenciálních uživatelů. V praxi to znamená mít odpovídající prostory (sál, sálek, jednací místnosti), kde je možné realizovat akce nebo je zapůjčit partnerům.

V rámci „boje o přežití“ se moderní knihovny snaží nabídnout nové, nadstavbové služby, u kterých lze předpokládat zviditelnění knihovny a/nebo finanční přínos. Může se jednat o vysoce odborné a specializované služby pro úzkou skupinu klientů schopných tyto služby ocenit i zaplatit, nebo naopak o populární služby pro širokou veřejnost. Ideální je kombinace obou složek.

Doporučení pro postup transformace ZPK

Doporučení pro postup transformace ZPK zasazují ZPK do širšího kontextu a zároveň jsou z nich zřejmé limity i příležitosti pro transformaci ZPK. Například absence rozsáhlých prostor pro klasické studovny s dostatečně dimenzovanými volnými výběry a navazujícími prostory pro setkávání a relaxaci kladou významná omezení pro vybudování ZPK jako moderní knihovny 21. století, menší studovna s rozsáhlými přilehlými chodbami a nedaleký velký sál v centru Prahy s výbornou dopravní obslužností a zajímavé informační zdroje typu Složení potravin a Bezpečnost potravin naopak otevírají široké možnosti pro působení moderního informačně-expertního centra a poskytnutí „něčeho navíc“. Doporučení jsou rozdělena do několika bloků: Strategie rozvoje ZPK, Informační zdroje, Služby, Prostory, Něco navíc, Organizační změny, Personální změny.

Strategie rozvoje ZPK

V návaznosti na Koncepci rozvoje zemědělského rezortního knihovnictví (nebo paralelně s ní) připravit Strategii rozvoje ZPK s těmito časovými milníky:

• rok 2013 (současný stav)
• rok 2015
• rok 2020

Ke každému milníku je třeba vztáhnout hlavní cíle, jichž má být dosaženo, rozdělené do dílčích cílů. Strategicky významné činnosti je třeba zachovat nebo rozšířit a naopak – strategicky méně významné činnosti je třeba utlumit nebo ukončit. Součástí Strategie rozvoje musí být i definice cílového uživatele a vazeb na okolí (instituce obdobného oborového zaměření mimo resort Ministerstva zemědělství, ale primárně instituce v gesci Ministerstva zemědělství).

Informační zdroje

Hlavním cílem zemědělské knihovnické koncepce je propojení informačních zdrojů jednotlivých knihoven a zlepšení informačního servisu pro jednotlivé skupiny uživatelů (ministerstvo, veřejné výzkumné instituce řízené ministerstvem, soukromé výzkumné organizace, vysoké školy) i veřejnost (studenti, zemědělci).

Propojení informačních zdrojů jednotlivých knihoven je nemyslitelné bez jejich řádného podchycení a zmapování. Vzhledem k tomu, že zpětné podchycení bude obtížné, a i k tomu, že nejžádanější jsou nové zdroje, je třeba začít právě u nich a na samém začátku knihovnických procesů – tedy u akvizice. Akvizice informačních zdrojů (zejména monografií) je (nejen) v rezortu zemědělství roztříštěná, informace o tom, co která knihovna nakoupila/hodlá nakoupit na rezortní úrovni, jsou mizivé, s informačními zdroji získanými na základě řešení různých projektů zacházejí jejich řešitelé jako se svým majetkem.

Je nutné zavést koordinovanou akvizici v rámci rezortu, v ZPK by měl existovat přehled o všech nových objednávkách a nákupech (výměna a dary jako zdroj doplňování by měly být významně omezeny – více viz dále), informační zdroje nakoupené v rámci řešení projektů by měly po ukončení řešení projektu končit ve fondu ZPK a zde být řádně zpracovány a propagovány, neměly by končit bez řádné evidence v lepším případě v knihovnách jednotlivých organizací a v horším případě v osobních knihovnách řešitelů.

Priority pro doplňování, zpracovávání, uchovávání a ochranu i zpřístupnění informačních zdrojů (klasických i elektronických, domácích i zahraničních) musí vycházet ze Strategie rozvoje ZPK (informačně-expertního centra) a z definice cílového uživatele. S ohledem na omezené finanční zdroje ES doporučuje zúžení tematického záběru, koncentraci na téma akcentované Ministerstvem zemědělství a skupinou cílových uživatelů. K těmto tématům je třeba doplňovat kvalitní klasické dokumenty (monografie výhradně nákupem), řádně je propagovat, pouze nové dokumenty (posledních 5 let) vystavovat v prostorách Centra. Nové dokumenty je třeba zpracovat přednostně, starší v návaznosti na jejich potenciální využitelnost s ohledem na stárnutí obsažených informací, jazykové bariéry atd. pouze výběrově. Je třeba provést aktualizaci fondu umístěného v hlavní budově především z hlediska aktuálnosti a jazykové skladby. ES navrhuje sjednocení a systematické sledování statistik využití fondu.

K vybraným tematickým okruhům je třeba zajistit v relativní úplnosti i elektronické zdroje, zaměřit na ně analytické zpracování (nejen domácích, ale i zahraničních dokumentů). ZPK disponuje kromě klasických knihovnických zdrojů a předplacených elektronických zdrojů i dalšími unikátními zdroji (Agronavigátor, Složení potravin, Bezpečnost potravin) a vytváří Českou zemědělskou a potravinářskou bibliografii. Zde je třeba zahájit jednání s vydavateli o podmínkách poskytnutí plných textů článků. Mezi důležité zdroje patří i soupis výsledků VaV zasílaných rezortními VO do RIVu. Pokud již na půdě ÚZEI neexistuje, je třeba zřídit pracoviště zajišťující supervizi pro tuto činnost. Pro všechny informační zdroje (včetně katalogů coby sekundární informační zdroje) je třeba umožnit sklízení Googlem a především jejich zastřešení discovery systémem, jehož pořízení ZPK plánuje. Google i discovery systém přivedou do ZPK nové uživatele a pomohou zvýšit využití zdrojů. Zvolený discovery systém musí umožnit nejen soustředění zahraničních zdrojů a záznamů z katalogu knihovny v centrálním indexu s cílem jejich zastřešení, ale musí umožnit i integraci lokálních zdrojů včetně zdrojů velmi specifických. Zatímco integrace zdrojů bibliografického charakteru (katalogy, Česká zemědělská a potravinářská bibliografie, Agronavigátor a Bezpečnost potravin) či digitální knihovny Kramerius bude relativně jednoduchá, integrace faktografického zdroje Složení potravin bude zřejmě náročnější. Potenciální dodavatele discovery systému s centrálním indexem je třeba na požadavek integrace řady specifických lokálních zdrojů předem upozornit, aby integrace nezůstala v polovině cesty. Jen úplná integrace všech zdrojů ZPK zajistí jejich vyšší využití a umožní nabídnout uživatelům kvalitativně nové služby.

Služby

Služby, které dnes ZPK poskytuje, jsou orientovány velmi tradičně. I služby poskytované na základě využití elektronických zdrojů pokládá ES za klasické. Tradiční služby je třeba zachovat a obohatit je nabídkou dalších služeb. Efektivitu některých služeb (např. cirkulace) je třeba analyzovat (provést analýzu reálného využití cirkulujících souborů periodik) a neefektivní služby omezit nebo zcela zrušit.

Je třeba hledat a nabízet zcela nové typy služeb. Mnohé z nich lze vytvořit pouhým propojením a lepší nabídkou existujících služeb a zdrojů, jinde bude inovace náročnější. Indexace všech zdrojů přes Google i jejich integrace v rámci discovery systému upozorní na služby ZPK především širokou veřejnost, která není ochotna objevovat jednotlivé zdroje včetně jejich specifických rozhraní a mnohdy ani neví o existenci ZPK. Pokud má integrace zdrojů přinést požadovaný efekt, je třeba na ni zdroje řádně připravit, někdy je nutná i úprava dat, což je práce navíc pro katalogizátory nebo další odborné pracovníky knihovny, která se ovšem každopádně vyplatí. Zatímco dodavatelé zahraničních zdrojů s tímto většinou počítají, protože si úskalí integrace již vyzkoušeli, u domácích zdrojů bude integrace pracnější a bude vyžadovat spolupráci knihovníků i systémového knihovníka. O dalších nových službách pro širokou veřejnost pojednává kapitola Něco navíc.

Nové služby je třeba poskytnout především odborníkům, kteří by měli být hlavní cílovou skupinou pro informačně-expertní centrum. Jde především o služby „na míru“ poskytované pracovníkům Ministerstva zemědělství a odborníkům zabývajícím se určitými tématy. Kvalitní rešerše doplněné abstrakty a plnými texty (včetně překladů zahraničních článků nebo kapitol z monografií) je schopen zajistit tým odborníků, kterými ZPK disponuje. Jedná se o typ nadstandardních služeb, za které jsou odborníci ochotni zaplatit i vysoké částky. V souvislosti s těmito službami ES nedoporučuje propuštění dalších lidí podílejících se na Agronavigátoru, kteří jsou kromě odborných znalostí i dobře jazykově vybaveni. Právě tito lidé mohou pro ZPK generovat příjem. Členové ES jsou si vědomi skutečnosti, že SW pro pořizování dat pro Agronavigátor je zastaralý a pořízení nového se pro dnes již značně redukovanou službu nevyplatí. ES doporučuje používat SW po dobu jeho životnosti a pak převést pořizování dat do ALEPHu. Tato služba vyžaduje náležitou propagaci.

Prostory

ES nedoporučuje usilovat o rozšíření studoven za cenu velkých investic (zastřešení nádvoří atd.) Vzhledem k rostoucímu využití elektronických zdrojů z domova by se mohlo stát, že draze vybudovaná studovna by byla prázdná nebo zaplněná uživateli, kteří by ji využívali jako vítaný prostor v centru ke studiu vlastních materiálů (viz příklad NLK, NTK i NK ČR). V rámci budování informačně-expertního centra by mělo být naopak cílem, aby disponibilní prostory byly využívány pro prezenční studium informačních zdrojů (klasických i elektronických) nabízených ZPK, které nelze studovat z domova, nebo pro akce nabízené centrem. Prostor studovny je třeba zásadně změnit – z nezajímavého prostoru klasické studovny na atraktivní prostor informačně-expertního centra. S ohledem na malý prostor může relativně malá investice přinést velký efekt. Řešení prostoru je třeba svěřit zkušenému architektovi. Z prostoru je třeba vystěhovat většinu regálů, nechat zde pouze nejvíce využívanou literaturu posledních 5 let (které s ohledem na omezené finance nebude mnoho) a počítače pro studium digitálních dokumentů určených s ohledem na autorský zákon či licenční smlouvy pouze k prezenčnímu studiu v prostorách knihovny. Prostor by měl být řešen variabilně, aby umožňoval i konání různých besed a školení pro menší počet účastníků. Je třeba upravit i prostor chodby, aby umožnil zajištění jednoduchého rautu či ochutnávky u příležitosti akcí konaných pro menší počet účastníků. Akce pro větší počet účastníků mohou být konány ve velkém sále, případně mohou být oba prostory využity paralelně.

Něco navíc

Centrum by mělo nabízet „něco navíc“ nejen klientům z řad odborníků (studijně-rozborová činnost na míru popsaná výše), ale i široké veřejnosti. Dnes se stále více lidí zajímá např. o zdravé stravování, složení potravin, bezpečnost potravin atd. ZPK má kapacity na to, aby určité téma pojednala komplexně (nabídka a propagace nových knih zakoupených do knihovny, nabídka elektronických zdrojů a ukázka práce s nimi, využití databází typu Složení potravin, Agronavigátor či Bezpečnost potravin). Při troše kreativity lze navrhnout akce přitažlivé pro školy, jednotlivce, ale např. i pro firmy, které nabízejí různé akce zaměřené na podporu zdraví zaměstnanců ve formě bonusu. Nabídka přednášek populárních odborníků či autorů „zdravých“ kuchařek kombinovaná s ukázkami výstupů z databáze složení potravin a ochutnávkou zdravých jídel by mohla být pro jednotlivce i firmy atraktivní.

Organizační změny

ES doporučuje sloučit bibliografii s oddělením doplňování a zpracování fondů. Jedná se o obdobný charakter činností, bibliografie je vlastně analytickým zpracováním dokumentů, u pracovníků je možná zastupitelnost. Referenční služby je třeba sloučit s knihovnicko-informačními službami. I zde je nutná větší flexibilita a zastupitelnost. Centrum bude nutně potřebovat dobrý marketing služeb a atraktivní web poskytující komplexní nabídku služeb – např. k určitému tématu upozornění na nové knihy, elektronické zdroje, hloubkové rozbory i konané akce.

Personální změny

Ideální by bylo obsazení marketingu a tvorby webu dvěma pracovníky s tím, že jedno místo se uvolní v ZPK na základě změn navržených ES, další místo je třeba získat z Odboru poradenství a vzdělávání, do jehož kompetence tato dosud nevykonávaná činnost vlastně spadá. ES doporučuje nabrat na tato místa nové lidi – mladé, kreativní, a komunikativní (v různých jazycích). Takový tým vyžaduje jasné koncepční vedení s možností přímé komunikace s vedením celé instituce i dílčích úseků, tj. vedení projektového typu.