Projekt „Digitalizace Archivu města Brna“

Příspěvek předkládá počátky, průběh a výsledky projektu Digitalizace Archivu města Brna. Vlastní projekt digitalizace byl realizován v letech 2011-2014 a týkal se ročníků sčítání obyvatel 1850-1900. V rámci udržitelnosti projektu nyní pokračuje digitalizace sčítacích ročníků 1910 a 1921.

Digitalizace v archivních institucích je obvykle využívána pro dva základní účely. Jednak je to ochrana fyzického stavu nejohroženějších archiválií, jednak také možnost lepšího zpřístupnění nejvyužívanějších dokumentů. Nejvíce jsou paradoxně fyzicky ohroženy písemnosti z doby relativně nedávno minulé, tj. z 19. a 20. století, a to zejména kvůli nízké kvalitě papíru. Rovněž stupeň využívání je u dokumentů novověkých daleko vyšší, než u archiválií starších. Proto jsou v archivech pro studijní účely digitalizovány hlavně materiály evidenčního charakteru (matriky, katastry, evidence obyvatel nejrůznějšího druhu apod.). Hlavním problémem při takovém zpracování větších archivních souborů jsou samozřejmě finance. Žádný archiv nemá ve svých provozních prostředcích potřebné rezervy, takže je nezbytné získávat zvláštní investiční zdroje.

Stejný problém jsme zhruba před deseti lety začali řešit i v Archivu města Brna. V té době byl již dobudován náš nový archivní areál v Černovicích a zároveň se na Magistrátu města Brna stabilizovalo pracoviště pro implementaci evropských fondů. Objevila se tedy reálná šance ucházet se o peníze ze zdrojů EU.

Jako nejvhodnější archivní soubor splňující obě základní kritéria ochrany a využívání byly vybrány dokumenty sčítání lidu pro město Brno a připojené obce z let 1850-1921. Jsou neustále využívány jako podklady k vyhledávání osobních dat dřívějších obyvatel města Brna, a to jak z hlediska úředního, tak i soukromého. Tvoří nenahraditelnou databázi rovněž z hlediska demografického a sociologického. Vesměs jsou bohužel zaznamenány na nekvalitním papíru, jehož trvanlivost se z časového hlediska blíží ke konci. Dokumenty navíc trpí častou manipulací a dochází k nevratným změnám jejich fyzické podstaty. Digitalizace těchto archiválií je tak jedinou možností, jak zachránit jedinečná data dříve, než dojde k jejich definitivnímu fyzickému zničení.

Archivní soubor všech sčítacích archů má rozsah 70 běžných metrů. Tvoří jej záznamy na celkem cca 800 000 stranách. Formáty stran jsou vesměs větší než A3, největší formát sčítacích archů je z roku 1900 o rozměrech 70 x 45 cm. Protože sčítací akce probíhaly v cca desetileté periodě, jedná se tedy o osm samostatných celků. Zatímco nejstarší archy obsahují pouze jednoduché rubriky, s postupem času se množství zapisovaných údajů zvětšuje.

Sčítání z roku 1850 uvádí jméno osoby, rok narození, povolání a pohlaví, formuláře pro akci z roku 1857 jsou ještě rozšířeny o den a měsíc narození, náboženství, rodinný stav, domovskou příslušnost a přítomnost v místě bydliště. Sčítání provedené k 1. 1. 1870 obsahuje navíc i velmi důležitou rubriku místa narození. Opět o něco podrobnější data byla získána k 31. 12. 1880. Zde je arch rozšířen o údaje týkající se obcovací řeči, zásadních zdravotních vad a znalosti čtení a psaní. Tento rozsah je již pouze s drobnými úpravami používán i při dalších sčítáních prováděných k 31. 12. 1890, 31. 12. 1900, 31. 12. 1910 a 16. 2. 1921. Doplňuje jej upřesnění příbuzenského či jiného poměru k majiteli bytu či přednostovi domácnosti, v roce 1910 se uvádí i vlastnictví nemovitého majetku v tuzemsku. V letech 1857-1910 zde též nalezneme záznamy o nejdůležitějších domácích zvířatech, v roce 1910 navíc i poměrně podrobné popisy domů.

Ve spolupráci s magistrátními odbory městské informatiky a implementace evropských fondů se podařilo v období od května 2011 do listopadu 2014 realizovat digitalizační projekt, na jehož provedení byla získána finanční dotace z prostředků Evropské unie, a to v rámci Integrovaného operačního programu. Celková částka byla 41,5 milionu korun, evropská dotace tvořila 85 % z této sumy.

Obsahem projektu bylo jednak pořízení potřebného hardwarového a softwarového vybavení, díky němuž by bylo možné zajistit převedení archiválií do elektronické podoby a bezpečné trvalé uložení těchto digitálních kopií, jednak vlastní digitalizace sčítacích archů včetně vytěžení osobních dat a jejich zpřístupnění odborné i laické veřejnosti prostřednictvím webového rozhraní http://digiarchiv.brno.cz/.

Podle schváleného harmonogramu bylo takto zpracováno, vytěženo a zpřístupněno celkem cca 400 000 stran sčítacích archů a rejstříků z let 1850-1900, což činí 50 % uvedeného archivního souboru. Převážná část digitalizačních a vytěžovacích prací byla prováděna dodavatelskou formou. V rámci udržitelnosti projektu nyní Archiv města Brna pokračuje vlastními silami v digitalizaci a vytěžování dosud nezpracovaných ročníků sčítání 1910 a 1921. Podaří-li se v budoucnu získat další evropské prostředky, mohli bychom takto zpracovat i další velmi využívané fondy obsahující evidenční údaje osob, například domovskou evidenci obyvatel města Brna z let 1850-1948 nebo pobytovou evidenci z let 1918-1952. Zde by však již bylo nutné počítat s omezeným internetovým zveřejňováním dokumentů, neboť obsahují i osobní data chráněná současnou legislativou.

Pozn. red.: Téma bylo jedním z příspěvků na Semináři knihoven paměťových institucí Jihomoravského kraje dne 25. 4. 2016.