Doplňování fondů z pohledu Národní knihovny ČR

Autor textu přináší podrobnou informaci o doplňování knihovních fondů v Národní knihovně České republiky. Uvádí úkoly, které této národní instituci vyplývají z jejího poslání a odpovědnosti vůči uchovávání národní knižní produkce a literárního bohatství. Zabývá se i systémovým a organizačně provozním zajištěním těchto náročných procesů, akvizičními postupy i formami financování. Článek je doplněn přehlednými tabulkami a grafy.

Doplňování fondů knihovny je stěžejní odbornou činností knihovny. Je-li tou knihovnou národní knihovna v tradičním knihovnickém pojetí, o to je role akvizice významnější a náročnější.[1] Do všech oblastí činnosti Národní knihovny ČR (NK) se promítají tři základní funkce instituce, přičemž každá odborná oblast je zabezpečuje svým specifickým způsobem. Oblast akvizice nese v daném systému odpovědnost za kvalitní tvorbu fondů a cíleně tak vytváří nezbytné podmínky pro určené poslání.

Z hlediska akvizice je jedinečnou a nezastupitelnou úlohou funkce knihovny národní, kterou je určena odpovědnost instituce vůči národní, resp. bohemikální produkci jako celku, včetně funkce konzervační. Funkcí knihovny univerzální je určena především odpovědnost instituce za odpovídající výběr z celosvětové zahraniční produkce.  Funkcí knihovny speciální je určena odpovědnost instituce za výběr produkce z předem definované oblasti nebo oboru. Žádná z těchto funkcí není absolutně nezávislá, jsou více či méně vzájemně propojeny, využívány, případně modifikovány. 

Pro rozvoj sbírek NK a její akviziční politiku je základní a rozhodující skutečností druhový a tematický profil jednotlivých sbírek knihovny, který je rámcově vymezen posláním knihovny. Základní rámce informačního profilu jsou vytvořeny historicky staletým působením knihovny od jejího zveřejnění dvorským dekretem v roce 1777. V současnosti je artikulován aktuálním zněním knihovního zákona[2] a zřizovací listiny[3]. 

NK jako knihovna národní:

• spravuje a rozvíjí sbírky historických dokumentů do roku 1800, které mají charakter konzervačního fondu rukopisů, inkunábulí a starých tisků,
• retrospektivně i perspektivně buduje ucelenou novodobou (od 1801) konzervační sbírku bohemikální produkce (na fyzických nosičích) na bázi práva povinného výtisku a dále všemi akvizičními kanály,
• zatím nevytváří soustavně sbírku elektronické (e-knihy, e-časopisy, síťové publikace) bohemikální produkce.

NK jako veřejně přístupná vědecká, studijní a specializovaná knihovna pro podporu vědy, výzkumu a vzdělání:

• buduje sbírky odborné a vědecké domácí a zahraniční literatury (obory společenských věd, přírodních věd, kultury a umění),
• buduje specializované sbírky (obory slavistika, muzikologie, informační věda a knihovnictví),
• vytváří ucelenou nabídku licencovaných elektronických informačních zdrojů (bibliografické, faktografické a plnotextové databáze a knihovny elektronických knih a časopisů prestižních zahraničních vydavatelů odborné a vědecké literatury).

Systémové a provozně organizační předpoklady

Kvalita akvizice je limitována vnějšími a vnitřními faktory. Zásadním vnějším faktorem je dostatečná výše finančních prostředků, existence přístupu ke kvalitním informacím o vydávané produkci a fungující zpětná vazba mezi službami knihovny a akvizicí. Mezi vnitřní faktory patří institucionální vazby, které jsou základem funkčního akvizičního systému, jehož prostřednictvím je vytvářen odpovídající tlak na výsledky akvizičních činností a to jak z pohledu profilového uživatele knihovny, tak z hlediska zabezpečování funkce jednotlivých fondů nebo jejich částí. Součástí tohoto tzv. referentského systému jsou vybraní odborníci ze služeb, správci jednotlivých fondů, odborníci ze specializovaných pracovišť a samozřejmě pracovníci specializovaní na oblast doplňování fondů. Nezbytnou oporou referentského systému jsou externí experti.

Kvalita akvizice knihovny přímo závisí na individuálních kvalitách akvizičních pracovníků. Pro tuto činnost musí mít určité předpoklady jak znalostní tak osobnostní. Nezbytností je široký všeobecný kulturní rozhled a jistá kultivovanost, schopnost orientovat se v různých oborech lidské činnosti (zejména v profilových oborech sbírek) souběžně se schopností posuzovat úroveň vydavatelské produkce v daných teritoriích, jazykové znalosti (zejména v oblasti doplňování zahraniční literatury), znalost základních ekonomických vztahů a tržního prostředí, znalost příslušných legislativních norem (zákony, vyhlášky, nařízení, které se dotýkají oblasti akvizice), schopnost aplikovat získané zkušenosti do denní praxe. Osobnostně by měl být racionálního a pragmatického založení, aktivní a tvořivý, s vysokou mírou odpovědnosti a schopnosti rozhodování, pružného myšlení, ale i s určitou mírou pozitivní drzosti a odvahou určitým způsobem účelově riskovat. Umění jednat s lidmi, s úřady, s firmami je zde samozřejmostí. Odpovídající bývá spíše vysokoškolské vzdělání, ale nemusí to být pravidlem.[4]

Akviziční procesy

Systematická akviziční činnost je založena na souboru řízených dynamických akvizičních procesů, v jejichž rámci se účelně využívá různých pracovních postupů a řada řídících, regulačních a srovnávacích nástrojů. Výsledkem těchto procesů je cílené doplňování fondů, které respektuje poslání instituce, a profilové vymezení v souladu se základním akvizičním programem, který vychází ze zřizovací listiny/statutu instituce. Stanovené zásady doplňování resp. profilování fondů pak ukládají akvizičním pracovištím nejen odpovědnost za vymezený akviziční záběr, ale především přiznávají akvizičnímu pracovišti právo a povinnost v tomto smyslu rozhodovat, efektivně korigovat a slaďovat vzájemně podmíněné působení významných faktorů (požadavky x reálné možnosti).

Základní metodou a podstatou akviziční práce je kvalifikovaný výběr odpovídajících dokumentů. Veškeré souvisící činnosti, kterými se akviziční pracoviště musí zabývat (procesy objednávání dokumentů, kontroly správnosti dodávek, reklamace a urgence, odborná korespondence, osobní jednání, atd.), jsou tomuto úkolu podřízeny. Mimořádnou odpovědnost vyžaduje správa akvizičního rozpočtu včetně průběžné kontroly stavu čerpaných finančních prostředků, evidence faktur a kontroly správnosti jejich vystavení. Akviziční proces končí majetkovou evidencí konkrétního získaného dokumentu[5].

Akvizice je absolutně závislá na aktuálních a spolehlivých zdrojích informací o vydávané produkci. V této oblasti je obrovský kvalitativní rozdíl mezi zdroji, které mapují existenci konkrétních titulů zahraniční a domácí provenience. Akvizitér musí být schopen využívat všech dostupných zdrojů o vydavatelské produkci a stále jsou nezastupitelná knihkupectví a knižní veletrhy, pro tzv. retrospektivní doplňování nabídky a aukční katalogy antikvariátů jak v reálné, tak i virtuální podobě.

Nezanedbatelnou součástí akviziční práce jsou kritéria výběru doplňovaných dokumentů. Principy výběru se v jednotlivých oblastech liší: v oblasti doplňování zahraniční literatury je základním principem selektivnost, v oblasti doplňování bohemikální literatury je základním principem úplnost. Žádné z kritérií výběru není funkční pouze jako samostatné izolované hledisko, ale teprve jejich vzájemná kombinace tvoří cílové hledisko výběru dokumentu. Kombinace hledisek nejsou striktně dány, uplatňují se vztahu ke konkrétní oblasti a ke konkrétnímu dokumentu. Ze základních principů výběru vycházejí a jsou jim podřízena především časová, typová, oborová, teritoriální a jazyková hlediska. Ta jsou obecně definována. Nevylučují se ani další doplňková hlediska, která mohou sledovat i jiné aspekty, jako je např. zvláštní vydavatelská forma dokumentu, významná formální jedinečnost dokumentu.

Zdroje doplňování jsou obecně definovány jako způsoby, kterými se získávají konkrétní dokumenty. Pro NK to je zejména právo povinného výtisku.[6] Nákup dokumentů je nejpřísněji regulovaným zdrojem doplňování. Za příznivých rozpočtových podmínek by byl optimálním zdrojem jak pro průběžné, tak i pro retrospektivní doplňování fondů. Dary jsou velmi vítaným zdrojem doplňování fondů v těch případech, kdy se jedná o dary cílené, ať již jde o nové tituly, starší deziderata nebo žádoucí multiplikáty profilové literatury. Mezinárodní výměna publikací představuje specifický zdroj doplňování dokumentů z oblasti zahraniční produkce. Její efektivnost je podmíněna především mírou vzájemného zájmu o danou oblast (teritorium, jazyk, obory), relací mezi nabízeným a požadovaným, sumou vkládaných finančních prostředků. Specifickou kategorií v NK jsou tzv. interní zdroje. Jde především o rezervní fondy v majetku instituce, které jsou velmi využívaným zdrojem retrospektivního doplňování domácí a zahraniční literatury.

Financování

Pro kvalitu celého akvizičního procesu je zásadní objem disponibilních finančních prostředků a stabilita rozpočtu instituce. Podfinancování akvizice je v českém knihovnickém prostředí zásadním limitem dalšího rozvoje služeb knihoven. NK se potýká dlouhodobě s nedostatkem financí na doplňování svých sbírek. Kritická situace byla konstatována již před více jak 20 lety. Na základě rozhodnutí tehdejšího ministra financí Václava Klause NK od roku 1997 dostávala účelovou dotaci na nákup literatury ve výši 15 milionů Kč. V posledním desetiletí se přidělování této částky zřizovatelem formálně změnilo a stala se postupně neidentifikovatelnou součástí příspěvku na činnost. Každoroční rozpočet na akvizici je v rámci příspěvku nastaven tak, aby alespoň nominálně neklesala jeho hodnota ve srovnání s předchozím rokem, v případě výjimečně dobré rozpočtové situace je drobně procentuálně navyšován. Bohužel, příspěvek nepokrývá inflaci, vývoj indexu cen na trhu, výkyvy kurzu Kč ve vztahu k zahraničním měnám, ani měnící se sazby DPH.[7] NK souběžně hledá další možnosti financování své stěžejní činnosti, např. zabezpečení přístupů k EIZ je posledních 20 let financováno téměř výhradně účelovým financováním prostřednictvím projektů.[8]  

Reálná částka určená každoročně na akvizici již mnoho let neodpovídá skutečnému postavení a úloze NK v systému informačního zabezpečení vědy, výzkumu a vzdělání. NK opakovaně komunikuje tento problém se svým zřizovatelem. Dále knihovna využívá možností financování mimo vlastní příspěvek zřizovatele, ať již prostřednictvím rozvojových programů, hledáním náhradních a často velmi nestandardních způsobů akvizice. Výsledkem je však trvalé omezování rozsahu akvizice, a to nejen četností exemplářů (knihovna de facto nenakupuje ve více exemplářích ani nejžádanější tituly), ale i omezování tematického profilu knihovny. Prostředky na akvizici tradičních dokumentů jsou na úrovni cca 40 % a EIZ na úrovni 50 % rozpočtů obdobných institucí v zahraničí. Knihovna přitom dokumenty nakupuje za stejné ceny jako tyto instituce, v ČR je navíc v současné době jak u dokumentů na fyzických nosičích, tak i u EIZ jedna z nejvyšších DPH v EU. Finanční situace zásadně ovlivňuje jak kvalitu sbírek knihovny, tak samozřejmě její navazující služby. Uživatelé knihovny tuto skutečnost vnímají velmi negativně a poukazují na fakt, že dostupnost k odborné literatuře se paradoxně v otevřené společnosti oproti předchozím obdobím trvale zhoršuje. Tento fakt pociťují zejména studenti a vědečtí pracovníci specializovaných, tzv. malých oborů z oblasti společenských věd, které jsou více závislé na dokumentech v papírové podobě a měřitelná aktuálnost a užitnost dokumentů podle poločasu rozpadu informací je nesrovnatelně delší než u dynamických oborů např. aplikovaných přírodních věd. To v důsledku znamená nejen aktuální nedostatečnost, ale vytváření velkého dluhu pro příští generace. K tomu je třeba ještě podotknout, že ČR je mnohem více závislá na zahraniční odborné produkci než velké země, protože její malý trh není atraktivní pro vydávání specializovanější odborné literatury v češtině.

Samostatným problémem je fond periodické literatury (noviny, časopisy, periodické sborníky a zprávy), jejichž získávání je velmi závislé na záruce kontinuálního pokrytí finančními prostředky. Zejména tato oblast velmi trpí, byť byly mnohé tituly nahrazeny přístupem k jejich elektronické podobě. Knihovna v rámci akvizice velmi redukovala počty nakupovaných titulů periodik již v polovině 90. let minulého století, zamezila jejich duplicitnímu výskytu v jednotlivých sbírkách knihovny i v celé ČR. Další razantní redukci provedla v období přechodu na souběžnou elektronickou podobu a hrazení přístupu k nim. Obě vyvolané redukce znatelně poškodily strukturu a skladbu sbírek periodické literatury. Knihovna své vnitřní možnosti vyčerpala a další redukce v této oblasti znamenají jen postupnou destrukci staletí budovaných kontinuací. Většinou jde o tituly dostupné v celé ČR pouze v NK.

Bez rozpočtové stability a odpovídající výše disponibilních finančních prostředků na akvizici dojde k nenahraditelnému poškození sbírek NK, k dalšímu výraznému omezení poskytování veřejných knihovnických a informačních služeb, které stát garantuje ze zákona, a k paradoxnímu efektu snížení dostupnosti informací v otevřeném světě bez politických bariér. NK má nezastupitelné a jedinečné místo jako infrastrukturní instituce a informační základna pro vědu, výzkum a vzdělání pro celou ČR. Dlouhodobé podfinancování akvizice v NK v důsledku sníží úroveň vědy, výzkumu a vzdělání v celé oblasti, kterou NK garantuje.  Mezery, které takto vznikají ve sbírkách, nebude prakticky možné zacelit v budoucnu a studenti a badatelé budou muset hledat složitě alternativní cesty k informacím, které jsou pro jejich práci nezbytné.

[1] SODOMKOVÁ, Jana. Národní knihovna. In: KTD: Česká terminologická databáze knihovnictví a informační vědy (TDKIV) [online]. Praha : Národní knihovna ČR, 2003- [cit. 2020-06-09]. Dostupné z: <https://aleph.nkp.cz/F/?func=direct&doc_number=000002002&local_base=KTD>.

[2] Dostupné z: <https://ipk.nkp.cz/legislativa/01_LegPod/knihovni-zakon-257-2001-sb.-a-navazne-provadeci-prepisy/Zakon257.htm>.

[3] Dostupné z: <https://www.nkp.cz/o-knihovne/zakladni-informace/zakladni-dokumenty>.

[4] Akvizitéři jsou rovněž součástí typových pozic v Národní soustavě povolání a v Národní soustavě kvalifikací. Dosud schválené jsou profily dvou ze tří akvizitérských pozic: Knihovník akvizitér a Samostatný knihovník akvizitér. Dostupné z: <https://nsp.cz/hledat?type=workUnit&q=knihovn%C3%ADk%20akvizit%C3%A9r>. Pro Knihovníka specialistu akvizitéra je zveřejněn pouze kvalifikační standard v národní soustavě kvalifikací. Dostupné z: <https://www.narodnikvalifikace.cz/kvalifikace-1128-Knihovnik_specialista....

[5] Základní rámec je dán Knihovním zákonem 257/2001 Sb. a návaznými prováděcími přepisy. Dostupné z: < https://ipk.nkp.cz/legislativa/01_LegPod/knihovni-zakon-257-2001-sb.-a-n....

[6] Povinnému výtisku je věnován příspěvek Radky Chlupové v tomto čísle Duhy.

[7] Srovnej přiložené grafy a tabulky

[8] Od roku 2000 byla akvizice EIZ předmětem financování mimo příspěvek zřizovatele. NK byla zpravidla nositelem projektů, kterými byly financovány jak individuální licence (pouze pro NK), tak rovněž konsorciální licence (byla vytvářena konsorcia o několika desítkách členů – institucí vědy, výzkumu a vzdělání), tzn., že přes NK „protékaly“ nejen prostředky, kterými byly saturovány požadavky kmenových uživatelů NK, ale rovněž uživatelů desítek spolupracujících institucí. Aktuálně jsou tímto způsobem řešena předplatná přístupů k českým EIZ pro veřejné knihovny (dříve VISK 8/A). Programová podpora pro nákup EIZ je v současnosti soustředěna pod CzechELib – Národní centrum pro elektronické informační zdroje, https://www.czechelib.cz/cs/ .

Fotografie: 

Srovnani_vyvoje_financi_na_rozvoj_sbirek.jpg

Vyvoj_prostredku_na_akvizici_dokumentu.jpg

Prostredky_na_akvizici_pro_NK_a_ostatni_knihovny.jpg

Rocni_naklad_prispevek_x_jiny_zdroj.jpg