Notion – aplikace, která dodá vaší práci (nejen) v knihovně řád

Pokud jste si už někdy říkali, že zcela zbytečně dohledáváte své dokumenty na různých místech, některé soubory se snažíte najít v přílohách e-mailů, nebo že své úkoly máte rozházené v papírovém i digitálním diáři, tak možná následující nástroj je právě pro vás. Notion je totiž službou, která hrdě hlásí, že spojuje veškeré důležité funkce, zápisky, úkoly, tabulky a dokumenty a sdružuje je jednoduše na jednom místě.

Notion si můžete v tomto případě představit jako kombinaci úložiště souborů, textového či tabulkového procesoru, osobní wiki stránky, online úkolovníku a webových stránek. Ano, tohle vše je Notion. Záleží jen na vás, jak práci s Notion pojmete. To nejdůležitější je, že vám umožňuje všechna vaše data či dokumenty přehledně strukturovat do jednotlivých sekcí s konkrétní hierarchií, v níž se dokážete vyznat.

Struktura v aplikaci Notion je založená primárně na dvou prvcích. Tím prvním je stránka. Novou stránku můžete vytvořit pro celý projekt či ucelenou obsahovou část, tedy například „Vzdělávací programy“. V rámci této stránky můžete vytvářet podstránky, kupříkladu „Pro děti“, „Pro dospělé“, apod. Druhým prvkem jsou pak takzvané bloky. Bloky jsou součástí každé stránky a každý blok může mít rozdílnou formu. První blok bude textový, další se bude skládat pouze z nadpisu, obrázku a tak dále. Typů bloků je však mnohem více, od audio nahrávky až po vložené tabulky. Vytvořené bloky v rámci stránky pak můžete různě přetahovat a přesouvat na místa, kde je chcete mít, a to tak, abyste celé stránce dali i jistý estetický prvek.

Notion vám při tvorbě každé stránky nabídne několik možností. Můžete vytvořit stránku úplně od začátku, vybrat si z dostupných předpřipravených šablon nebo stránku uzpůsobit některé z vizualizací, například v podobě tabulky, galerie či časové osy. Po zvolení možnosti už pak pouze vytváříte nové bloky či upravujete již vytvořené z vybrané šablony. A věřte, že Notion těchto šablon nabízí skutečně bohaté množství. Všechny jsou rozřazené do několika hlavních kategorií, od designu až po produktový management. Stačí se podívat, která ze šablon vám bude pro danou stránku zrovna vyhovovat nejvíce, a využít ji.

Ještě nebylo zcela zmíněno, v čem tkví největší síla aplikace Notion. Jednotlivé stránky na sebe mohou navzájem odkazovat, a to prostřednictvím hypertextových odkazů, které za vás Notion automaticky vytvoří. Stačí při tvorbě nového bloku na stránce zvolit možnost odkazu na již existující stránku, v seznamu všech stránek vybrat tu, na kterou chcete odkazovat, a máte hotovo. Takto můžete navzájem propojovat různé stránky či podstránky, aby vám žádná důležitá informace neunikla.

V případě, že chcete Notion využívat i se svými kolegy či kolegyněmi, je potřeba danou stránku sdílet. A to buďto tím, že stránku publikujete (bude přístupná úplně všem na internetu) nebo pozváním ke spolupráci například zadáním e-mailů těch, se kterými chcete na stránce dál společně pracovat. Dejte však pozor, Notion nabízí v rámci bezplatné verze sdílení maximálně s pěti dalšími lidmi a nahrávání souborů o maximální velikosti 5 MB. Pokud však v knihovně pracujete s Google Diskem, toto omezení velikosti se dá vyřešit například nahráváním větších souborů na Google Disk a propojením s aplikací Notion. V takovém případě budete mít všechny podklady i soubory formálně na jednom místě (tedy na stránce v Notion), i když uložené jsou někde jinde. Pokud budete soubory chtít, stačí se z Notion prokliknout až na Google Disk a soubory si stáhnout.

I přes limitaci v rámci bezplatné verze Notion se jedná o nástroj, který vám umožní vytvořit si například svou vlastní znalostní databázi, velmi jednoduché portfolio ukazující vaše zkušenosti, dovednosti a tvorbu. V případě knihovny pak umožňuje vytvořit prostor pro sdílení podkladů týkající se připravovaného projektu či důležitých informací pro celé oddělení. Notion tak v každém případě pomůže udělat ve všem digitální pořádek.

Fotografie: 

Hamersky_DuhaNotion_01.png

Hamersky_DuhaNotion_02.png

Hamersky_DuhaNotion_03.jpg