Todoist – udělejte si pořádek v úkolech

Jestliže v knihovně pracujete – byť jen ve velmi úzkém okruhu spolupracovníků – v nějakém týmu, jistě víte, že dodržet všechny společné i individuální úkoly či další pracovní agendu je celkem náročné. Od toho existují takzvané task managery, neboli správce úkolů, které lze velmi jednoduše a efektivně vést v digitální podobě. Nejen proto, že k nim máte přístup kdekoliv vy sami, ale dají se sdílet i s dalšími lidmi, kteří pracují na týmových projektech či dílčích úkolech.

Jedním z takových task managerů je i Todoist, který si můžete představit jako digitální úkolovník, jehož hlavní devizou jsou odškrtávací seznamy. Pocit z dokončeného úkolu a jeho odškrtnutí je opravdu k nezaplacení a silně se podobá metodě Getting Things Done (česky Mít vše hotovo) od Davida Allena. Ta je právě na vedení takovýchto seznamů založená a jejím cílem je co nejvíce zpříjemnit a usnadnit agendu a plnění denních, týdenních či dlouhodobých úkolů. Todoist vám spolu s principy této metody umožňuje i velké projekty a cíle doslova rozdrobit na dílčí úkoly, které jsou z psychologického hlediska snadněji zvládnutelné. Pokud máte před sebou přípravu velké konference, tento úkol byste si mohli odškrtnout až za velmi dlouhou dobu. Můžete si jej však intuitivně rozdělit například na úkoly typu „připravit propagační materiály“, „sepsat zvací e-mail pro řečníky, „oslovit řečníky“, apod.

Výhoda ve využívání digitálních úkolovníků namísto klasických papírových je v jejich interaktivnosti. Každý úkol můžete opatřit datem dokončení, Todoist vám pak automaticky před tímto termínem pošle připomínku, abyste na úkol náhodou nezapomněli a vše stihli do data, které jste si stanovili. Mnohé z úkolů můžete nastavit i jako prioritní, systém vám je ihned zvýrazní, abyste jim věnovali dostatečnou pozornost. V případě využití nástroje Todoist v týmu spolupracovníků můžete jednotlivé úkoly delegovat na vhodné osoby s konkrétními kompetencemi či je označit speciálními štítky například podle priority, či skupiny úkolů (např. skupina pro úkoly administrativního charakteru, úkoly marketingové povahy, apod.).

Pro každý úkol vznikne speciální karta, takže je nad úkolem dále debatovat, komentovat a také například připisovat, jak na tom s úkolem zrovna jste. A pokud potřebujete pomoci od svých kolegů či kolegyň, můžete je u úkolu přímo označit s pomocí znaku @ a jejich jména a poprosit je, aby se úkolu či jeho části dále zhostili sami.

Todoist je ve své základní verzi zcela zdarma, můžete v něm vytvořit až pět projektů a každý z nich můžete sdílet až s pěti svými kolegy. Omezení se týká také velikosti nahrávaných souborů, přílohy mohou mít maximálně 5 MB. A v případě, že by se vám Todoist zalíbil, jej můžete využít v placené verzi, která začíná na příjemných 3 eurech za měsíc. Ta pak nabízí možností a funkcí více a ve větším rozsahu. Todoist vám umožní přestat držet všechny úkoly ve své hlavě, nebo je složitě zapisovat do svého papírového diáře. Stačí vytvořit projekt pro sebe i své kolegy a všechny pracovní úkoly jednoduše zanášet do něj. Uvidíte, že mít vše pohromadě se jistojistě vyplatí i v knihovně.

Fotografie: 

DuhaTodoist1.jpg

DuhaTodoist3.jpg

DuhaTodoist2.png