Benchmarking ve vysokoškolské knihovně

V článku bych ráda seznámila se zavedením benchmarkingového měření v Knihovně univerzitního kampusu (dále jen KUK) Masarykovy univerzity v Brně v r. 2010, která vstoupila do mezinárodního systému BIX jako první česká knihovna.

V kategorii vysokoškolská specializovaná knihovna neměla KUK možnost se účastnit benchmarkingového projektu, probíhajícího v České republice pod garancí Národní knihovny od r. 2006. Tento projekt navazuje na standardy VKIS, a umožňuje tak srovnávání výkonu a kvality poskytovaných služeb veřejných knihoven. Měření jejich výkonu se odvíjí od počtu obyvatel, což však u specializovaných knihoven není dost dobře možné, a veřejné knihovny také nemají tak různorodý charakter poskytovaných služeb.

U zrodu českého srovnávacího projektu, do kterého je nyní zapojeno již přes 100 knihoven, stála inspirace německým knihovnickým projektem BIX (Bibliotheksindex). I ten je postaven na propočtu výkonových indikátorů z vložených statistických dat, uvádí minimální, průměrné a maximální hodnoty. BIX je navíc plně veřejně dostupný, takže účast v něm znamená i vystavení silných a slabých stránek zúčastněné knihovny nejen odborné veřejnosti. Proto je možné, že dosud není o účast v tomto projektu mezi českými specializovanými knihovnami takový zájem. Možnou překážkou je i jazyková bariéra. BIX jako produkt německého knihovnického svazu (Deutsches Bibliotheksverband – DBV) má podrobnou dokumentaci a metodiku pouze v němčině. Každoročně využije BIX jako měřící nástroj více než 200 knihoven. Je vytvořena speciálně kategorie pro vědecké a vysokoškolské knihovny. Proto byl právě pro KUK zvolen jako vhodný nástroj právě BIX.

V českém projektu veřejné knihovny sledují 3 oblasti:

1. Podmínky pro činnost knihovny, obsahuje 12 indikátorů
2. Uživatelé, služby, obsahuje 10 indikátorů
3. Financování, výdaje, efektivita, obsahuje 9 indikátorů

Struktura BIX srovnává výkon knihoven v kategoriích:

A. Nabídka – zde sleduje 7 ukazatelů:

1.      Plocha pro uživatele v m²

2.      Počet členů základní uživatelské skupiny

3.      Personál knihovny (přepočtený stav)

4.      Výdaje za nákup zdrojů

5.      Výdaje na nákup EIZ/digi

6.      Výdaje za zdroje bez vazby

7.      Týdenní provozní doba

B. Využívání – obsahuje 6 ukazatelů:

8.      Fyzické návštěvy

9.      Počet přístupů (virtuálních návštěv) na domovskou stránku knihovny a startovní stránku online-katalogu)

10.  Účast na školeních – uživatelé

11.  Počet výpůjček (bez prodloužení a rezervací)

12.  Počet výpůjček (bez prodloužení a rezervací) s počtem MVS

13.  Spokojenost uživatele – není dosud v BIX sledována, bude od r. 2011

C. Efektivita – sleduje 7 ukazatelů

14.  Výdaje knihovny bez investičních výdajů

15.  Počet aktivních uživatelů (interních z VŠ)

16.  Výdaje na personál

17.  Počet nakoupených médií

18.  Počet zaměstnanců (FTE) ve zpracování fondů

19.  Počet zaměstnanců ze služeb a MVS

20.  Výpůjčky bez prodloužení + MVS aktivní, MVS pasivní

D. Rozvoj – zahrnuje7 ukazatelů:

21.  Vzdělávání zaměstnanců (hodiny přepočtené na pracovní dny)

22.  Počet personálu hrazeného zřizovatelem

23.  Finanční prostředky knihovny od zřizovatele

24.  Finanční prostředky vysoké školy bez ostatních finančních prostředků (mimo granty a další mimorozpočtové zdroje)

25.  Generované prostředky, jakož i ostatní finanční prostředky a zvláštní  a prostředky získané knihovnou

26.  Celkové finanční prostředky knihovny

27.  Personál pro EIZ a IT

Další ukazatele 28–38 nejsou zahrnuty do měření, jedná se data, potřebná pro výpočet indexu, která uvádějí základní data o knihovně a obsluhované populaci:

28.  Kategorie v BIX (formální členění)

29.  Centrální prostředky na konsorcia, které nejdou z rozpočtu knihovny

30.  Poznámky ke zvláštním úkolům a zaměření knihovny

31.  Počet zahrnutých knihoven

32.  Aktivní vypůjčovatelé/uživatelé

33.  Počet aktivních externistů

34.  Počet studentů

35.  Počet akademiků

36.  Nabízená studijní místa

37.  PC osazená místa

38.  PC s Internetem

V celkovém hodnocení 16 akademických knihoven stejné kategorie skončila KUK na pěkném 11. místě. Výsledky jsou dostupné z odkazu: http://www.bix-bibliotheksindex.de, volba kategorie BIX-Ergebnisse 2010: wissenschaftliche Bibliotheken.

Závěrečné hodnocení

Účast knihovny v měření BIX s daty r. 2009 umožnila analyzovat vlastní výkony. Srovnání s těmi nejlepšími německými knihovnami přineslo podněty pro zlepšení pracovních postupů a dílčích změn. Zřizovatel přihlédl k závěrům srovnávání a pro další měření výkonu byla doplněna automatizovaná evidence vstupů. Rozhodně chceme v měření výkonu v systému BIX pokračovat i v dalších letech, pro měření počtu virtuálních návštěv OPAC a webu KUK za r. 2010 jsme instalovali speciální program měření BIX. Doufáme, že detailní zhodnocení výsledků měření a vyvozené záměry povedou ke zlepšení konkrétních ukazatelů. Rozhodnutí jsou nyní podložena dobře změřeným výkonem. Evidence výkonu byla doplněna o ukazatele BIX. Účast v BIX velmi pomohla v lepší orientaci ve vlastní výkonnosti, což bylo u nově zřízené knihovny potřebné. Výsledky také posloužily při jednání se zřizovatelem a byly také publikovány a kladně hodnoceny.  

Závěrem je uvedena citace z přednášky zakladatele českého benchmarkingového projektu, PhDr. Víta Richtera, přednesená na semináři CASLIN 2006, dostupné z:http://www.lib.cas.cz/caslin-2006/download/RichterBenchmarkingCASLIN.ppt.

Když se neměří výsledky, potom není možné rozeznat úspěch od neúspěchu
Když nelze rozeznat úspěch, potom není možné za něj odměnit
Když se neodměňuje úspěch, potom se pravděpodobně odměňuje neúspěch
Když se nerozpozná úspěch, potom se z něj není možné poučit
Když se nerozpozná neúspěch, potom není možné ho napravit
Když není možné seznámit veřejnost s výsledky, potom není možné získat podporu veřejnosti oproti tomu - co se dá měřit dá se i realizovat