Proč je dobré mít koncepci knihovny?

Může knihovna fungovat bez strategického dokumentu rozvoje její činnosti? Ano, určitě může! Připusťme si však, že s ním to může být mnohem jednodušší. Zásadním důvodem, proč se obvykle rozhodujeme o zpracování strategického dokumentu, bývá zejména prosazení nějaké vize a cílů prostřednictvím koncepčních změn vedoucích k dalšímu rozvoji organizace. Nejinak tomu bylo i v případě Městské knihovny Písek. Strategie s vizí moderní „jiné“ a „nejen“ knihovny s co možná nejméně problémovým přechodem do nově rekonstruovaných prostor bývalé základní školy se ukázala jako velmi důležitá s ohledem na nutnost řešení komplexních změn v oblastech organizace práce, personálního zajištění, financování provozu i například aktualizace programové nabídky.

Důvodů, proč mít zpracovaný písemný střednědobý strategický dokument (případně více specifických dokumentů – vzdělávací program, doplňková činnost, dobrovolnický program…), může být však samozřejmě více. Často se v principu jedná především o ukotvení činnosti a upevnění pozice knihovny v rámci obce zejména vůči případným tlakům přicházejícím z vnějšího prostředí: změna preferencí v důsledku nového povolebního uspořádání, prosazování zájmů různých zájmových skupin (např. sport vs. kultura) nebo možné překryvy činností a vzniklá konkurence v souvislosti s rozšiřováním programové nabídky knihovny do vzdělávací, komunitní, případně jiné oblasti ať už se soukromým nebo neziskovým sektorem včetně obcí nebo městem zřizovaných organizací, což byl také případ naší knihovny. Strategický dokument v tomto ohledu jasně vymezil mantinely činností jednotlivých organizací a současně usnadnil nastavení a zahájení potřebné spolupráce.

Praxe ukazuje, že vize, cíle a jednotlivá opatření definovaná ve strategickém dokumentu knihovny je možné a zároveň žádoucí integrovat do jiných strategických dokumentů. Jejich začleněním do strategického plánu rozvoje města, komunitního plánu nebo například do akčního plánu pro vzdělávání a zároveň aktivním zapojením do jejich tvorby dále posilujeme roli a postavení knihovny. Zároveň tím získáváme také širší vhled do problematiky směřování obce v různých oblastech života, který nám zpětně umožnuje účinnější zacílení strategie rozvoje knihovny případně její úpravu vycházející ze skutečnosti.

Existence strategického dokumentu knihovny a jeho schválení místní samosprávou rovněž může napomoci k usnadnění a zlepšení vztahu zřizovatele a knihovny. Do strategie (a nejen s ohledem na zřizovatele, ale především v zájmu knihovny) by proto měly být zahrnuty oblasti, priority a opatření, které zřizovatel preferuje a zároveň jim dobře rozumí: ekonomická stabilita, růst procentuálního podílu vlastních příjmů, růst procentuálního podílu získaných příjmů z dotací a grantů na celkovém rozpočtu knihovny atd. Ostatně nic neobvyklého, protože poslední dva jmenované ukazatele jsou součástí benchmarkingu knihoven. Ve vztahu ke zřizovateli lze za strategické pokládat i stav, kdy knihovna v rámci jakéhokoliv strategického dokumentu napomáhá nebo sama řeší jím stanovená, byť jen dílčí opatření, např. podporu polytechnického nebo řemeslného vzdělávání.

Nejsou to však pouze výše uvedené vnější přínosy, které odkazují na důležitost existence strategického dokumentu. Už jen jeho samotná tvorba s použitím osvědčené metodiky v rozsahu analytické části může pro knihovnu znamenat jiné vnímání jejího regionálního a historického kontextu, prostorových, personálních a finančních podmínek nebo například jejího postavení ve srovnání ostatními knihovnami. Analytická část jako celek tak představuje v současné době „tekuté modernity“ solidní základ pro další činnost organizace a zcela bez pochyb zefektivňuje plánování jejího dalšího rozvoje.

Pozitivní dopad existence strategického dokumentu lze najít i ve vztahu k zaměstnancům knihovny. Kromě toho, že dokument zpravidla obsahuje i část věnovanou personálním otázkám a vzdělávání, jasně a srozumitelně rovněž definuje dlouhodobé cíle a úkoly knihovny včetně vize a jejího poslání. Zapojením zaměstnanců knihovny do tvorby strategického dokumentu (byť o míře zapojení lze diskutovat) se zvyšuje jejich povědomí a informovanost o budoucím směřování knihovny. To v konečném důsledku vede jednak k rozptýlení případných obav z chystaných změn, ale zároveň i napomáhá snadnější identifikaci s vizí a posláním knihovny.

Kvalitně vytvořený a funkční strategický dokument je jistě důležitým pomocníkem knihoven, avšak měli bychom si uvědomit, že také ne všemocným. V době, kdy dynamika okolního prostředí velmi výrazně ovlivňuje aktuálnost strategického dokumentu, je kromě jeho pravidelné evaluace zásadní také dlouhodobý strategický přístup. Vytváření sítě osobních kontaktů se zaměřením na odborníky, osoby s rozhodovací pravomocí a znalostí místního prostředí, pozorné vnímání názorů veřejnosti, hledání nových forem spolupráce nebo ochota ke změnám je rovněž tím, co nám může pomoci být úspěšnými.