Jak má a může vypadat výroční zpráva (menší) knihovny?

Nad problematikou tvorby a zveřejňování výročních zpráv (zpráv o činnosti, ročního přehledu, závěrečného shrnutí) se v knihovnách setkáváme opakovaně, stále to není vyřešené téma. Ano, jsou knihovny, které ze zákona výroční zprávu tvořit musí, a pak jsou ty, které sice nemusí, ale rozhodně by měly. Proč?

Protože výroční zpráva, která shrnuje činnost knihovny, je důležitým nástrojem, jehož užívání si dávno osvojily ostatní organizace. Ty z neziskového sektoru, zapsané spolky, příspěvkové organizace, kluby, firmy.  Je to vlastně jediný, profesionální a pravidelný souhrnný materiál, ve kterém poskytujeme informace o svých výsledcích, významných událostech, novinkách, úspěších, ale také třeba o správě finančních prostředků, plánech do budoucna i lidech spojených s naší činností. Výroční zprávy využíváme jako stěžejní propagační nástroj. Nástroj pro našeho zřizovatele, pro naše čtenáře (a to pro ty stávající i potenciální), možné partnery i případné sponzory. Využíváme je při prezentacích vlastní činnosti na jednáních se členy obecních rad a zastupitelstev přes informování občanů naší obce až třeba po prezentaci knihovny na odborných knihovnických i jiných akcích. A ne nepodstatná je role dokumentace vývoje a historie vlastní knihovny. Při vlastní tvorbě výroční zprávy máme také skvělou příležitost sami zhodnotit svůj výkon, porovnat ho s původně zamýšlenými cíli, ale také třeba i s tím, jak pracují knihovny ostatní.

Jak vidíte, existuje několik důvodů pro to, dát si práci se zpracováním výroční zprávy vlastní knihovny. Zmiňovala jsem, že povinnost tvorby výročních zpráv je zakotvena v české legislativě. Zákonodárce na výroční zprávu myslí hned na několika místech:

• Zákon č. 563/1991Sb., o účetnictví, § 21[1].
• Zákon č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím, § 18 odst. 1 (žádosti o poskytnutí informací, i když nebyly žádné podány) [2] .
• Vyhláška č. 515/2020 Sb., o struktuře informací zveřejňovaných o povinném subjektu a o osnově popisu úkonů vykonávaných v rámci agendy[3].

Ustanovení a struktury těchto dokumentů je samozřejmě dobré držet se i v případě těch knihoven, kterých se zákonná povinnost netýká. Kvalitě vaší výroční zprávy to může výrazně pomoci. Stanoveny jsou tak povinné i doporučené údaje.

• Cíle knihovny, její poslání
• Informace o činnosti knihovny
• Zpráva o hospodaření knihovny
• Informace o zaměstnancích knihovny, organizační struktura
• Kontaktní údaje knihovny
• Poděkování spolupracovníkům, sponzorům atd.
• Tiráž

Zapomenout bychom neměli na stručnou historii knihovny, naše záměry na příští rok, ale třeba i na naše členství v profesních a jiných organizacích. Není třeba se ničeho obávat, řadu těchto informací máte přeci k dispozici. Každoročně vyplňujete roční výkaz o knihovně (Kult MK 12-01). Kolik knížek a jiných dokumentů jste půjčili, kolik registrovaných čtenářů a návštěvníků máte, vyčtete i z vašeho automatizovaného knihovního systému a srovnat své výkony můžete například v projektu Benchmarking knihoven.

Výroční zprávu, jak logika velí, tvoříme vždy za předcházející kalendářní rok. Je asi pochopitelné, že ve větší knihovně se na tvorbě textů výroční zprávy podílí větší počet lidí než v knihovně s jedním, dvěma pracovníky. Každopádně konečnou verzi výroční zprávy by měl schválit zřizovatel. Tomu bychom ji měli předložit nejpozději do 1. března daného roku. Po schválení zřizovatelem jsme pak povinni výroční zprávu zveřejnit. Ideálně na webu knihovny, případně zřizovatele, a je dobré mít výroční zprávu i v tištěné podobě tak, aby byla k dispozici pro čtenáře a návštěvníky přímo v prostoru knihovny. Nezapomínáme ani na archivování výročních zpráv.

Některé organizace včetně knihoven volí třeba i několik forem a nosičů podoby výroční zprávy dle zamýšlených cílových skupin. Od mnohostránkového textu přes výtah na jednu stranu, skládačky s obrázky, na flashdisc, CD atd. Máte-li chuť, směle do toho, ale jinak úplně postačí, když se budete držet klasiky. Větší knihovny také často mohou podobu své výroční zprávy zadat odborníkům – grafikům. Můžeme-li, využijme tuto možnosti. A v případě, že služby grafika jsou pro nás nedostupné, využijme grafické programy. Téměř všechny krajské i pověřené knihovny pořádají v průběhu roku nejrůznější školení a instruktáže práce s těmito programy. Univerzálním řešením téměř na všechno může být třeba Canva, ale i některé další programy.

Ráda bych  také informovala, že pro vaši pomoc, pro opravdu maximální usnadnění tvorby výroční zprávy v malých knihovnách, aktuálně vzniká v Knihovnickém institutu NK návodný metodický manuál. Je to průvodce, který vás vaší výroční zprávou návodně provede, opravdu pomůže. K dispozici by měl být už v konci letošního roku. 

A na závěr dovolte modifikované desatero pro výroční zprávu:

1. Nepředpokládejte, že čtenář vaši knihovnu zná. Z výroční zprávy by měl získat ucelený přehled o vaší instituci i ten, který do vaší knihovny ještě nezašel.
2. Určete hlavní téma (sdělení).
3. Nezapomínejte Vaši zprávu opatřit obsahem. Čtenář se tak bude v textu lépe orientovat.
4. Nezapomeňte na základní ukazatele (počet obyvatel, počet registrovaných čtenářů, počet výpůjček atd.), ideálně hned na začátek zprávy.
5. Strukturujte text zprávy.
6. Dokládejte grafy, fotky, obrázky.
7. Do výroční zprávy patří kvalitní fotky v dostatečné tiskové kvalitě!
8. Zvolte takové grafické řešení, které vystihne ráz vaší knihovny.
9. Zachovávejte konzistentní přístup při zpracování jednotlivých částí výroční zprávy. 
10. Usilujte o jednoduchou a důstojnou výroční zprávu, která bude působit přitažlivě a zajímavě.

Výroční zpráva nemůže být zároveň náborovou brožurou, materiálem, který přiláká sponzory a románem o knihovně. Chcete-li vyrobit úspěšnou výroční zprávu, stanovte si priority a na ty se soustřeďte. A nějaká témata si nechte i na příští rok.

[1] Dostupné z: https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1991-563

[2] Dostupné z: https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1999-106

[3] Dostupné z: https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2020-515/zneni-20201226#p3_p3-1-1