Příručka „Připravujeme změnu knihovního softwaru“

Na podzim 2019 Knihovnický institut Národní knihovny ČR pro širokou knihovnickou (resp. i neknihovnickou) veřejnost zpřístupnil online příručku nazvanou Připravujeme změnu knihovního softwaru. Ta vznikala v průběhu přibližně dvou let jako reakce na situaci, kdy se změna knihovního softwaru stala pro řadu českých knihoven aktuálním tématem, ale neexistoval dokument, který by se této problematice věnoval v relativní úplnosti, odrážel současné trendy v oblasti informačních a komunikačních technologií a byl zpracován v podobě vhodné pro přímé využití v české knihovnicko-informační praxi. Přitom právě otázky vztahující se ke knihovnímu softwaru, jeho výběru a provozu jsou pro knihovny velmi důležité, neboť jsou úzce spojeny s poskytováním služeb, a tedy s naplňování poslání knihoven.

Cílem příručky Připravujeme změnu knihovního softwaru je proto předložit pracovníkům knihoven informace a náměty potřebné k rozhodování o tom, jaký knihovní software a způsob jeho provozu je pro jejich knihovnu vhodný, a pomoci jim naplánovat potřebné kroky směřující k hladkému průběhu změny (nebo zavedení) softwaru. Příručka byla připravena tak, aby byla co nejuniverzálnější a byla využitelná pro všechny typy knihoven. Z pochopitelných důvodů je určena přednostně k využití v knihovnách v ČR – vychází z konkrétních reálií českého knihovnicko-informačního prostoru. Není nicméně vyloučeno ani její použití za hranicemi ČR (s ohledem na jazykovou stránku přichází v úvahu především sousední Slovensko). V takovém případě však informace o konkrétních kooperativních projektech nebo dostupných softwarových řešeních budou mít spíše ilustrativní charakter.

Příručku tvoří celkem 28 hlavních kapitol doplněných o seznam použitých zdrojů a deset příloh. V hlavním textu je změna knihovního softwaru pojata jako projekt. Jsou v něm charakterizovány jednotlivé kroky, které je při přípravě na změnu knihovního softwaru užitečné podniknout; nechybí nejrůznější praktická doporučení vztahující se např. k analýze procesů v knihovně jako jednomu z klíčových přípravných kroků, k procesu výběru knihovního softwaru i přípravy dat.

Přehledné shrnutí hlavních myšlenek příručky přináší kapitola Závěrečná doporučení. Tato doporučení na tomto místě uvádíme v úplnosti, neboť čtenářům poměrně detailně a výstižně přiblíží obsah příručky:

• Všechny činnosti, které souvisejí se změnou knihovního softwaru, by měly být motivovány zlepšením služeb pro uživatele.
• Období přípravy na změnu knihovního softwaru je vhodné využít nejenom k revizi knihovního fondu, ale také pracovních postupů, které se v knihovně používají.
• Přechod na nový knihovní software může být impulzem jak pro zapojení knihovny do kooperativních projektů, tak pro rozšíření a prohloubení spolupráce knihovny s dalšími institucemi, např. na regionální úrovni.
• Za účelem usnadnění procesu změny knihovního softwaru je užitečné zpracovat technologický plán přechodu, který může být součástí širší strategie knihovny v oblasti informačních a komunikačních technologií.
• Při sestavování rozpočtu doporučujeme využít možnost financovat část projektu prostřednictvím dotací či dárcovských programů a v souvislosti s tím správně nastavit časový harmonogram projektu.
• Při realizaci přechodu na nový software (pokud knihovna nepoužívá svobodný software, který by si spravovala zcela samostatně) je třeba počítat se součinností s dodavatelem softwaru/služby, mj. při převodu dat a nastavení nového softwaru.
• Výběr softwaru by měl probíhat systematicky – knihovna by si měla stanovit hodnotící kritéria, na základě kterých bude jednotlivé produkty/služby porovnávat.
• Funkčnost nového softwaru je třeba pečlivě otestovat – za tím účelem se v praxi osvědčuje postupovat podle kontrolního seznamu.
• Před změnou knihovního softwaru nezapomeňte na školení pracovníků knihovny ani na informační kampaň na uživatele (ta by měla být intenzivnější bezprostředně po změně softwaru).
• Užitečné je průběžné sledování a vyhodnocování nových trendů v oblasti technologií i po změně knihovního softwaru. Díky tomu bude knihovna moci neustále zlepšovat služby pro své uživatele.

Příručku je možné číst jak lineárně (postupovat podle pořadí kapitol, resp. příloh), tak nelineárně (vybírat si ke čtení jednotlivé části). Ani při nelineárním čtení však není uživatel příručky ochuzen o informace uvedené v jiných částech příručky, neboť kapitoly jsou mezi sebou provázány četnými hypertextovými odkazy. Ať již čtenář zvolí jakýkoliv způsob práce s příručkou, doporučujeme při studiu nevynechat kapitolu 2. Plánování projektu, neboť podává celkový přehled o zpracovaných tématech a naznačuje vhodnou posloupnost kroků.

Příručku mohou čtenáři využít jak v základní podobě webových stránek, tak pracovat s různými exporty (k dispozici jsou formáty TXT, PDF, ODT a EPUB). Autorkami příručky jsou Eva Cerniňáková a Linda Jansová, které se oblastí automatizace knihoven z hlediska teorie i praxe zabývají dlouhodobě. Příručka je dostupná prostřednictvím adresy https://prirucky.ipk.nkp.cz/. Byla připravena s využitím otevřené platformy DokuWiki, která jednak usnadňuje aktualizaci příručky, jednak je využitelná i pro další příručky pro knihovny.

Závěrem nám dovolte vyjádřit naději, že předložená příručka bude pro knihovníky užitečným průvodcem, díky kterému při úvahách o změně knihovního softwaru budou klást správné otázky a na nic podstatného nezapomenou.