Využívání portálu Získej v boskovické knihovně

Když jsem v roce 2023 začala pracovat ve studovně Městské knihovny v Boskovicích, jednou z mých povinností se stala i správa meziknihovních výpůjčních služeb. Pojilo se s tím i využívání portálu Získej, přes který lze tituly objednávat, sledovat výpůjční lhůty nebo generovat statistiky. Všechny tyto akce se provádí v jednom prostředí, což znatelně usnadňuje práci. 

V současné době však pro portál Získej představuje největší překážku fakt, že do něj nejsou ve velké míře zapojeny univerzitní knihovny. V případě Městské knihovny v Boskovicích využívají meziknihovní výpůjční službu zejména studenti vysokých škol, kteří pro svou práci potřebují literaturu zaměřenou na konkrétní (často úzce specifikované) téma. A takové knihy mají ve svých fondech především univerzitní knihovny. V některých případech proto nastala situace, že jsem Získej využít nemohla.

Portál jako takový je uživatelsky přívětivý a návodný. Ve složce Přehled najdeme základní statistické údaje o meziknihovní výpůjční službě za daný rok (kolik titulů jsme poslali jiným knihovnám, kolik jsme jich obdrželi a v jaké fázi jsou jednotlivé požadavky). Následuje Profil knihovny, kde jsou uvedeny základní údaje o naší knihovně. V této sekci se také nastavují e-mailové adresy, na něž portál Získej posílá nejrůznější upozornění (o vyřízení/uzavření objednávky, prodloužení atd.). Důležitou částí je sekce Finanční konto knihovny, jež nás informuje o výši nabitých peněz. Je nutné jej pravidelně kontrolovat, jelikož při objednání titulu se z konta žádající knihovny automaticky strhne 70 korun za výpůjčku. Pokud to není možné (např. právě z nedostatku peněz), objednávka nemůže být realizována.

Následují sekce Objednávky a Požadavky. V obou složkách jsou dokumenty řazeny chronologicky (od nejnovější po nejstarší) podle data vytvoření požadavku. Kromě názvu titulu se zde uvádí jméno čtenáře (popř. žádající knihovny), stav požadavku a výpůjční lhůta. Pokud v rámci konkrétní objednávky nastane změna (např. dojde k prodloužení), příslušný požadavek se zabarví modře, a vizuálně se tak odliší od zbytku tabulky. Knihovník na první pohled pozná, u kterých objednávek došlo k úpravě.

Poslední sekcí jsou Reporty a statistiky. Generují se zde podklady pro roční vyúčtování za poskytování meziknihovních výpůjčních služeb, popř. elektronického dodávání dokumentů (z pozice dožádané knihovny). Součástí je i statistika. Na rozdíl od té v sekci Přehled si ale můžeme zvolit námi vybrané období (celý rok, půlrok, měsíc atd.). Statistiky se dělí podle typu na MVS a EDD a dále podle toho, jestli jsme dokument objednali my (tedy z pozice žádající knihovny), nebo jestli jsme titul z našeho fondu poslali jinam (tzn. z pozice dožádané knihovny).

Vyhledávání titulů probíhá v rozhraní Knihovny.cz, jež je propojeno s portálem Získej. U každého záznamu se uvádí seznam institucí, které mají dokument ve fondu. Oceňuji, že v rámci jedné stránky si může každý jednoduše ověřit, jestli je v konkrétní knihovně titul momentálně dostupný (pokud ne, do kdy je půjčený) a zda se půjčuje prezenčně/absenčně. Nedochází k přesměrování na katalog konkrétní knihovny (jako je tomu u Souborného katalogu), z něhož se musíme vracet zpátky na původní stránku.

Po vybrání konkrétního titulu, který chceme objednat, vybereme políčko Získej MVS (popř. Získej EDD – pokud chceme elektronickou kopii) a budeme přesměrování do portálu Získej. Při objednávání systém vygeneruje všechny knihovny, v jejichž fondu je titul momentálně dostupný. Velkou výhodou je, že si z daného seznamu můžeme vybrat až tři knihovny a seřadit je podle preference. Dále si můžeme zvolit, zda chceme knihu poslat poštou, nebo si ji vyzvedneme osobně. Pokud dožádaná knihovna službu z jakéhokoliv důvodu poskytnout nemůže, jednoduše požadavek odmítne a portál Získej automaticky osloví další knihovnu v pořadí. Pracovník, jenž požadavek vytvořil, je o všem informován prostřednictvím e-mailu, sám nic řešit nemusí. 

Když požadovaný dokument dorazí, vyplní knihovník potřebné údaje (od kdy je titul pro čtenáře přichystaný k vyzvednutí, výpůjční lhůtu atd.). Portál Získej je návodný, tlačítka, která je nutno potvrdit, jsou označena zeleně, aby je každý na první pohled viděl. Podle mého názoru, je zde však několik kroků, které by mohly být spojeny do jednoho. Např. knihovník musí potvrdit pokyny Připravit pro čtenáře a Půjčit čtenáři, při vracení pak Vráceno čtenářem  a Vrátit do DK. V současné době tak příslušnému pracovníkovi chvíli trvá, než se přes celý proces dostane. Druhý příklad může být navíc záludný v tom, že políčko Vrátit do DK se nachází o trochu níže než to předchozí, takže se čas od času stane, že jej pracovník zapomene potvrdit a tím pádem požadavek nemůže dožádaná knihovna uzavřít.

Výpůjční lhůtu si každá knihovna nastavuje sama při odesílání dokumentu. Pokud čtenář potřebuje titul déle, může pověřený pracovník požádat o prodloužení. Při otevření požadavku se na stránce kromě informací o konkrétní výpůjčce nachází i ikona obálky. Když na ni klikneme, objeví se chat, kam můžeme napsat zprávu (žádost o prodloužení, popř. pokud máme jiný problém, např. čtenář knihu poničil/ztratil atd.). Po odeslání přijde dožádané knihovně e-mail s upozorněním na novou zprávu (součástí je i link na konkrétní stránku, pracovník tedy nemusí v Získej hledat, jakého dokumentu se zpráva týká). A naopak po odpovědi přijde upozornění žádající knihovně. Ani jedna strana tak nemusí během dne Získej otevírat a hlídat jednotlivé záznamy, stačí pouze sledovat e-mail, který je zadán v Profilu knihovny. 

V případě, že knihovna figuruje v portálu Získej jako dožádaná knihovna, tzn. že minimálně jednou během kalendářního roku poskytla meziknihovní výpůjční službu nebo elektronické dodání dokumentu, týká se jí roční vyúčtování. Na konci roku přijde e-mail z Národní technické knihovny s instrukcemi. Do předem stanoveného data je potřeba poslat fakturu společně se seznamem proběhlých výpůjček (z pozice dožádané knihovny). Seznam se generuje v portálu Získej v sekci Reporty a statistiky. Peníze jsou následně proplaceny knihovně. Osobně bych uvítala možnost výběru, zda knihovna chce sumu vrátit na účet (jak je tomu nyní), nebo v dané hodnotě nabít konto.

U portálu Získej jsou určité aspekty, s nimiž se neztotožňuji, jako je např. rozdělení postupu zpracování/vracení výpůjček do několika kroků či nemožnost proplácení peněz za poskytnutí meziknihovních výpůjčních služeb zpět do finančního konta. Kromě toho se v některých (avšak ojedinělých) případech stalo, že jsem požadovaný titul na stránkách Knihovny.cz sice vyhledala, ale nešel mi objednat, a musela jsem proto zvolit jinou cestu. Nutno podotknout, že poslední zmiňované není chybou portálu Získej, situace je způsobená tím, že do něj nejsou zapojeny všechny knihovny. 

Na druhou stranu je na něm mnoho pozitivního. Portál Získej je uživatelsky přívětivý, není těžké se s ním naučit pracovat. Je přehledný, vidíte všechny objednávky na jednom místě včetně toho, jaký čtenář si dokument vyžádal, typ objednávky (MVS x EDD) a jaká je výpůjční lhůta. V případě potřeby prolongace napíšete knihovníkovi přes portál. Na jeho odpověď budete následně upozorněni prostřednictvím e-mailu.

Pokud zapojení do portálu Získej zvažujete, doufám, že Vám tento příspěvek alespoň trochu v rozhodování pomohl. Osobně si myslím, že není čeho se bát, naopak si s jeho pomocí usnadníte práci (budete mít vše na jednom místě, nebudete muset hledat kontaktní údaje na jednotlivé knihovny atd.). Na závěr nezbývá, než portálu Získej a jeho vývojářům popřát hodně štěstí a úspěchů do budoucna a mnoho dalších zapojených knihoven.