Zavádění RFID a nový informační pult ve foyer

Technologii RFID (Radio Frequency Identification) je v Moravské zemské knihovně využívána částečně již od roku 2010, a to ve čtenářských průkazech. Ty mají ve svém čipu uložené UID, unikátní identifikátor, který je nemožné přepsat. Toto číslo je uložené v našich systémech a po přiložení karty ke čtecímu zařízení, je čtenář identifikován. Od loňska se používá RFID také pro evidenci majetku. Pro zabezpečení fondu a samoobslužné půjčování (bezpečnostní brány i selfchecky) jsme dosud používali EM technologii (elektromagnetické pásky).

MZK se však snaží modernizovat své služby a zvyšovat komfort pro návštěvníky. V rámci dlouhodobé strategie zkvalitnění uživatelských služeb zavádíme systém RFID i pro značení a zabezpečení fondu MZK, pro půjčování a vracení výpůjček.  Přechod na tuto technologii probíhá současně s proměnou foyer knihovny, kde bude instalován nový vstupní informační pult, kam budou přesunuty registrace, základní informace a další informační služby knihovny.

RFID – krok k rychlejším a pohodlnějším službám

Technologie RFID přináší do knihovny řadu výhod. Díky ní je možné rychlejší a efektivnější půjčování a vracení knih, což výrazně zkracuje čekací doby u pultů. RFID čipy jsou umístěné v knihách a při načtení na samoobslužných zařízeních dochází k automatickému zaznamenání výpůjčky nebo vrácení a zároveň zastřežení nebo odstřežení. Tento systém také usnadňuje revize a dohled nad knihovním fondem, zvyšuje bezpečnost a snižuje riziko chyb.

Zavedení RFID znamená, že návštěvníci si mohou samostatně vypůjčit nebo vrátit knihy i mimo přímý kontakt s pracovníkem knihovny, což je komfortní a zároveň přispívá k modernímu pojetí knihovny jako místa otevřeného technologiím. Neznamená to však, že by zde nebyl přítomen knihovník, naopak, bude se moci mnohem více věnovat odborným konzultacím.

Rozhodnutí přejít celkově na RFID technologii, znamenalo opustit stereotypy a projít linku zpracování,výpůjční procesy, pracovní postupy a upravit vše, tak aby nám pořízená technologie pomáhala a celá transformace zefektivnila výpůjční proces, přinesla přesnější evidence dokumentů, zajistila větší zabezpečení fondu a uvolnila kapacitu knihovníků ve službách a možnost věnovat se více čtenářům a odborným informacím. 

Přechod je rozdělen do dvou etap. V 1. etapě, realizované letos, jsme si vytyčili za cíl opatřit fond RFID čipy, zahájit samoobslužné půjčování a správu čtenářských účtů – registrace, platby, prodlužování výpůjček, a to v samoobslužném režimu, co nejvíce online a na samoobslužných zařízeních. To znamenalo vypsat výběrové řízení a vysoutěžit dodavatele. Zakázka zahrnovala čipy (různé druhy na různé druhy dokumentů), selfchecky s platebními terminály s možností platby hotově i kartou, vstupní bezpečnostní brány, pracovní stanice. Na 2. etapu, kterou plánujeme na rok 2026, jsme si nechali pořízení zařízení, jejichž zprovoznění s sebou nese stavební úpravy, tj. návratový a výdejní automat. Na podzim příštího roku by měl být celý přechod na novou technologii dokončen.

Příprava na spuštění první etapy znamenala nejdříve opatřit RFID čipy a zaktivovat veškerý fond ve volných výběrech v knihovně – tj. asi 120 000 knihovních jednotek. Souběžně začít označovat přírůstek knihovny (asi 35 000 sv. ročně) a následně připravované výpůjčky, jak absenční, tak prezenční (počet výpůjček za rok přes 200 tisíc). Jakmile toto bude hotovo, můžeme vyměnit u vchodu bezpečnostní brány na elektromagnetiku (EM) za RFID brány a spustit půjčování naostro. Aby se co nejvíce zkrátilo přechodné období, během něhož se budou vracet ještě neočipované knihy, budou dočasně uplatněna omezení pro uživatele. Neumožníme prodlužování výpůjček, ale budeme požadovat po měsíci trvání výpůjčky vrácení, abychom mohli knihy „očipovat“ a popř. pak znovu půjčit. Jakmile se nám podaří dostat zpět většina půjčených knih a opatřit je RFID kódy, naopak chystáme pro čtenáře možnost prodlužovat si výpůjčky až 5x (tzn. až na půl roku (pokud není kniha žádána), bez nutnosti knihy přinést. Půjčování a vracení umožní nově instalované selfchecky, které čtenářům umožní zde řešit i platby (registrace, poplatky, pokuty), a to hotově i bezhotovostně.

Nový informační pult ve foyer – srdce knihovny

Součástí proměny a modernizace výpůjčního procesu bude i prostor ve foyer knihovny. Zde se začátkem nového akademického roku objevil nový informační pult. Ten byl navržen tak, aby co nejlépe vyhovoval potřebám návštěvníků, ale i knihovníků – je prostorný, přehledný a přátelský k uživatelům. Návštěvníci knihovny se už nebudou po vstupu do knihovny cítit ztraceni. Knihovníci zde poskytují nejen tradiční služby, především registrace, pomoc při půjčování a vrácení knih, ale také pomoc s orientací v knihovně, knihovních zdrojích, poradí s přístupem do digitálních databází nebo poskytnou informace o aktuálních akcích a novinkách v knihovně. Pokud některé informace budou vyžadovat delší konzultaci, ujmou se toho kolegové ve výpůjčním oddělení a studovnách, kteří pomohou s výběrem literatury ve volném výběru, s využíváním digitální knihovny, elektronických zdrojů, portálu Knihovny.cz. Informační pult je umístěn tak, aby čtenář získal základní informace hned u vstupu do knihovny. 

S větší mírou samoobslužnosti se setkají na místě i zájemci o novou registraci. Cílem je tento proces co nejvíce zautomatizovat. Nově MZK přijímá i eDoklady a připravuje, kromě již fungující možnosti online se registrovat přes validované účty Moje ID, Brno ID a přes univerzitní účty některých fakult MU, také spolupráci s dalšími vysokými školami a registraci přes Bankovní identitu. Informační pult by měl být vizuálním symbolem vstřícnosti a otevřenosti knihovny, kde se každý návštěvník může cítit vítán a podporován. 

Moravská zemská knihovna zaváděním RFID a transformací informačních služeb potvrzuje, že jde s dobou a investuje do technologií, které usnadní a zpříjemní návštěvu knihovny. Tyto změny jsou součástí širšího plánu, jak knihovnu proměnit v moderní kulturní a informační centrum, které respektuje potřeby současných i budoucích čtenářů. Zveme všechny návštěvníky, aby se přišli přesvědčit osobně a využili nové možnosti, které knihovna nabízí.