Co nás čeká nového ve sběrech statistických dat?

Od ledna 2025 budou mít veřejné knihovny možnost vkládat statistická data dle Kult (MK) 12-01  přímo do elektronického sběru dat NIPOS. Jak tato nová funkce vypadá a které knihovny ji budou moci využívat?

Do loňského roku (2023) probíhal sběr statistických dat výhradně prostřednictvím knihoven pověřených výkonem regionálních funkcí, u kterých se shromažďovaly Roční výkazy o knihovně za všechny knihovny z obsluhované oblasti. Pověřená knihovna následně vkládala data do elektronického sběru databáze NIPOS. Nyní budou moci knihovny, kterým jejich pověřená knihovna umožní přístup, vkládat svá statistická data přímo, bez nutnosti vyplňování výkazu v papírovém nebo jiném formátu. Všechna data vloží přímo do databáze NIPOS a následně si  výkaz stáhnou a vytisknou nebo exportují ve formátu MS Excel pro další práci.

Proč je vstup pro knihovny podmíněn souhlasem pověřené knihovny? Důvodem je pouze to, že pověřené knihovny musí postupně proškolit a naučit své obsluhované knihovny s databází pracovat. Jako první do elektronického sběru vstoupí profesionální knihovny a následně po částech také neprofesionální. To znamená, že pro knihovny které nebudou data vkládat přímo do databáze, se proces odevzdávání statistického výkazu nezmění. I nadále bude pro ně pověřená knihovna sběrným místem.

Jak bude funkce nového sběru prakticky vypadat krok za krokem?

1. Z pohledu pověřené knihovny: přímo v databázi vybere knihovny, které budou mít přímý vstup a u každé z nich přidá nového uživatele (jméno, email, telefon), u vybrané knihovny ve sloupci Uživatelé s přístupem k výkazu se zobrazí jméno a email uživatele. Uživatelem s přístupem do databáze by měla být osoba odpovědná za zpracování a vložení statistických dat. K jedné knihovně je možné přidat více než jednoho uživatele.
2. Z pohledu obsluhované knihovny: nový uživatel dostane e-mail s přihlašovacími údaji do elektronického sběru dat. Po přihlášení do databáze se zobrazí data konkrétní knihovny a kromě samotného výkazu také archiv výkazů od roku 2020. Samotný výkaz je možné vyplnit buď po částech s možností uložit rozpracovaný výkaz, nebo najednou a uložit hotový výkaz.
3. Z pohledu pověřené knihovny: u obsluhovaných knihoven, které uložily hotový výkaz, provede kontrolu, případně po konzultaci s knihovnou opraví zjištěné chyby a uloží hotový výkaz. U každé zkontrolované knihovny zaškrtne pole ve sloupci Kontrola, řádek s názvem knihovny se probarví zeleně. Na první pohled tak bude zřejmé, které obsluhované knihovny prošly kontrolou. Od tohoto okamžiku už bude výkaz pro obsluhovanou knihovnu dostupný pouze pro čtení. Pověřená knihovna bude mít možnost exportovat data všech svých obsluhovaných knihoven do formátu MS Excel nebo pomocí filtru vybrat typ knihovny (profesionální nebo neprofesionální) a následně provést export dat vybraného typu. Takto připravené soubory dat jsou nachystané pro další zpracování.

Je důležité také zmínit, co tato změna bude znamenat pro krajské knihovny. Ty budou mít možnost exportovat data do MS Excel za celý kraj. V rámci staženého souboru bude možné filtrovat data podle pověřených knihoven i podle typu knihovny. To znamená, že budou k dispozici na jednom místě všechna data za celý kraj a připravená pro další práci.

Od roku 2026 bude možné předávat statistická data do formuláře elektronického sběru prostřednictvím souboru JSON[1], který bude vytvářen přímo v automatizovaném knihovním systému. Cílem je výrazně usnadnit práci knihovnám, které využívají automatizované systémy pro správu svých dat. Co bude soubor JSON obsahovat? Minimální požadovaný obsah souboru JSON bude odpovídat struktuře Ročního výkazu o knihovně Kult (MK) 12-01 takto:

• Knihovní fond: údaje z polí 0101 až 0117
• Uživatelé: údaje z polí 0201 až 0209
• Výpůjčky: údaje z polí 0301 až 0317
• Počet MVS: údaje z polí 0401 až 0402
• Elektronické služby: počet návštěv webových stránek, online katalogu a databází knihovny

Možnosti rozšíření budou záviset na konkrétním automatizovaném knihovním systému a jeho funkcionalitách. Některé systémy umožňují evidenci dalších údajů, jako jsou kulturní a vzdělávací akce, vzdělávání zaměstnanců, ekonomické údaje nebo personální zajištění. Tyto informace mohou být také součástí souboru JSON. Součástí přípravy na automatizovaný sběr statistických dat je i jednání a informování dodavatelů knihovních systémů s cílem, aby všechny systémy nabízely knihovnám statistický modul. Data, která nebude možné z knihovního systému do souboru JSON exportovat, bude nutné doplnit ručně přímo do formuláře v databázi elektronického sběru dat NIPOS. Tuto úpravu provede každá knihovna individuálně.

Doufáme, že nové možnosti předávání statistických dat prostřednictvím přímého vkládání dat nebo souboru JSON budou krokem směrem k modernizaci a automatizaci sběru knihovnických statistik. V následujícím období budeme ve spolupráci s NIPOS pracovat na vytvoření rozhraní API, jež umožní integraci formuláře statistického výkazu přímo do knihovních systémů. Díky tomuto řešení bude možné automaticky předat část požadovaných údajů a doplnit chybějící informace přímo v prostředí knihovního systému, aniž by bylo nutné přihlašovat se do systému NIPOS. Očekáváme, že toto řešení výrazně zjednoduší a zrychlí proces odevzdávání statistických dat.

[1] JSON (JavaScript Object Notation) je otevřený standardní formát souboru pro sdílení dat, který k ukládání a přenosu dat používá text.